Có lẽ bạn đang trải qua tình huống tương tự như những gì tôi thường thấy ở nhiều công ty. Bạn tham gia cuộc gọi, lắng nghe khách hàng, cố gắng đặt những câu hỏi thông minh, và trong lúc đó lại ghi chép những ghi chú rời rạc, đến tối về bạn cũng không còn hiểu hết được nữa. Vấn đề không nằm ở khả năng tổ chức của bạn. Mà là việc ghi chép thủ công trong khi thực sự tập trung vào cuộc họp chính là một công việc gấp đôi.
Chính vì vậy, việc ghi chép cuộc họp bằng AI đã trở thành một lĩnh vực cụ thể, chứ không còn là điều mới lạ. Nó không chỉ đơn thuần nhằm tạo ra biên bản cuộc họp. Công nghệ này giúp giải phóng sự tập trung trong suốt cuộc gọi và biến các cuộc trò chuyện rời rạc thành tài liệu có thể tìm kiếm, tóm tắt, các nhiệm vụ cần thực hiện và những thông tin hữu ích cho hoạt động kinh doanh. Bối cảnh tại Ý cũng rất quan trọng: 29,7% các doanh nghiệp vừa và nhỏ (SME) của Ý đang triển khai hoặc đã áp dụng AI để cải thiện việc xử lý và phân tích dữ liệu, trong khi 38% còn lại quan tâm đến việc áp dụng công nghệ này, theo phân tích về các chiến lược AI dành cho SME này.
Tuy nhiên, điều còn thiếu trong phần lớn các hướng dẫn lại chính là phần thực sự quan trọng. Chỉ so sánh các tính năng thôi là chưa đủ. Bạn cần hiểu kiến trúc nào ít ảnh hưởng nhất đến cuộc trò chuyện, những sự thỏa hiệp nào về quyền riêng tư mà bạn đang chấp nhận, và công cụ nào phù hợp với quy trình làm việc của bạn mà không bắt bạn phải làm việc một cách gượng ép.
Trong một cuộc họp quan trọng, chuyện này luôn lặp lại. Hoặc là bạn phải lắng nghe kỹ, hoặc là ghi chép cẩn thận. Trên thực tế, hầu như ai cũng gặp khó khăn khi cố gắng làm cả hai việc cùng lúc.
Những người ghi chép bằng tay thường chỉ ghi lại những gì họ cho là quan trọng vào thời điểm đó. Vấn đề là cách lọc thông tin đó không hoàn hảo. Nó bị ảnh hưởng bởi sự vội vàng, ký ức gần đây và thực tế là trong lúc ghi chép, bạn lại bỏ lỡ một phần tiếp theo.
Những ghi chép bằng tay không thất bại vì chúng chậm chạp. Chúng thất bại vì chúng phân biệt quá sớm điều gì quan trọng và điều gì không.
Khi cuộc gọi kết thúc, chi phí ẩn thứ hai lại xuất hiện. Bạn phải tái hiện lại các quyết định, trách nhiệm, những phản đối của khách hàng, các mốc thời gian ngầm định và những câu nói chưa hoàn chỉnh – những điều chỉ trở nên quan trọng vài ngày sau đó. Chính ở điểm này, tính năng ghi chép cuộc họp bằng AI thực sự thay đổi công việc hàng ngày.
Trong những năm gần đây, cách thức tổ chức các cuộc họp trực tuyến đã thay đổi do các nền tảng như Zoom, Microsoft Teams và Google Meet đã giới thiệu các tính năng ghi chép tự động theo thời gian thực kèm theo dấu thời gian và thông tin người nói, như đã được mô tả trong bài tổng quan về ghi chép âm thanh bằng trí tuệ nhân tạo này. Giờ đây, không còn cần phải coi việc ghi chép là một quy trình kỹ thuật riêng biệt nữa.
Ví dụ, trong Google Meet, tính năng ghi chép có thể được bật theo mặc định trong nhiều phiên bản của Google Workspace, hiển thị biểu tượng ghi chép cho người tham gia và tự động gửi email kèm liên kết sau khi cuộc họp kết thúc, như tài liệu chính thức của Google Meet đã giải thích. Chi tiết vận hành này rất quan trọng, vì nó giúp giảm bớt những rào cản.
Trên thực tế, lợi ích không chỉ nằm ở việc có sẵn bản thảo. Mà còn là việc kết thúc cuộc gọi với một tài liệu đã được sắp xếp sẵn, nhờ đó bạn có thể rà soát nhanh chóng thay vì phải viết lại từ đầu.
Sự khác biệt quan trọng nhất không phải là giữa các công cụ giá rẻ và công cụ cao cấp. Mà là giữa các công cụ dựa trên bot và các công cụ không dùng bot.
Các công cụ dựa trên bot, như Otter, Fireflies, Fathom hay Read AI, tham gia cuộc gọi với tư cách là người tham gia hiển thị trên màn hình. Chúng ghi lại âm thanh, thường là cả video, và trong nhiều trường hợp, tải cuộc họp lên đám mây của nhà cung cấp. Đây là một mô hình rất tiện lợi. Nhưng nó làm thay đổi bối cảnh.
Đối với các cuộc họp nội bộ, kiến trúc này thường hoạt động hiệu quả. Nếu đội ngũ đã quen với việc được ghi hình, sự hiện diện của bot gần như không gây ảnh hưởng gì. Hơn nữa, các công cụ này thường cung cấp khả năng tích hợp nhanh chóng hơn với lịch, hệ thống CRM và kho lưu trữ tập trung.
Những lợi ích thiết thực là rất rõ ràng:
Trong các cuộc gọi kinh doanh, các buổi phỏng vấn, hay các cuộc trò chuyện với khách hàng tiềm năng hoặc ứng viên, sự hiện diện của một chatbot sẽ thay đổi không khí cuộc trò chuyện. Đây là một chi tiết mà nhiều bài đánh giá coi là không quan trọng. Nhưng thực tế không phải vậy.
Chính vì lý do này mà tôi sử dụng Granola hàng ngày cho các cuộc gọi với khách hàng và đối tác. Trước đó, tôi đã thử nghiệm Otter, Fireflies và Fathom. Về mặt kỹ thuật, chúng hoạt động tốt. Tuy nhiên, trong bối cảnh của tôi, vấn đề nằm ở việc người tham gia có thể nhìn thấy thông báo đang ghi âm. Ngay khi thông báo đó xuất hiện, cuộc trò chuyện trở nên dè dặt hơn. Mọi người bớt cởi mở hơn khi bày tỏ ý kiến và có xu hướng loại bỏ chính những sắc thái tinh tế vốn làm cho cuộc gọi trở nên hữu ích.
Quy tắc thực tiễn: nếu giá trị của cuộc họp phụ thuộc vào sự cởi mở trong cuộc trò chuyện, thì việc không sử dụng bot hầu như luôn là lựa chọn đúng đắn.
Các công cụ không sử dụng bot, như Granola và Meetily, thu âm trực tiếp từ thiết bị. Chúng không thêm bất kỳ người tham gia nào. Chúng không “xâm nhập” vào phòng ảo. Đây không chỉ là một chi tiết kỹ thuật. Đây là một lựa chọn liên quan đến niềm tin, quyền riêng tư và động lực của cuộc trò chuyện.
Luôn có sự thỏa hiệp. Trong một số trường hợp, việc loại bỏ bot đòi hỏi phải chú ý nhiều hơn đến thiết bị, hệ điều hành hoặc quy trình xử lý tại chỗ. Tuy nhiên, nếu bạn làm công việc tư vấn, bán hàng phức tạp hoặc tuyển dụng, đây thường là một sự thỏa hiệp hợp lý.
Không có công cụ nào là tốt nhất tuyệt đối. Chỉ có công cụ phù hợp với cách làm việc của bạn, mức độ sẵn sàng chấp nhận đám mây của bạn và loại cuộc trò chuyện mà bạn thực hiện hàng tuần.
| Công cụ | Kiến trúc | Lý tưởng cho | Giá tham khảo (hàng tháng) |
|---|---|---|---|
| Granola | Không có bot | Các chuyên gia tư vấn, nhà sáng lập, nhân viên kinh doanh không muốn thay đổi nội dung cuộc gọi | $18 |
| Otter.ai | Dựa trên bot | Các nhóm muốn có tính năng phiên âm trực tiếp và kho lưu trữ có thể tìm kiếm | $8–10 |
| Fireflies.ai | Dựa trên bot | Đội ngũ bán hàng sử dụng CRM và có nhu cầu tích hợp | $10 |
| Fathom | Dựa trên bot | Ai muốn bắt đầu miễn phí mà không gặp trở ngại về tài chính | Gói miễn phí với tính năng ghi âm không giới hạn |
| Thành viên | Chủ yếu là quy trình làm việc cho các cuộc họp | Các nhóm muốn quản lý lịch trình, ghi chú và việc theo dõi trong cùng một quy trình | Chất lượng cao |
| Meetily | Không có bot, địa phương | Ai coi quyền riêng tư là trên hết | Chất lượng cao |
| Zoom AI Companion | Bản địa | Các đội đã tập trung trên Zoom | Chất lượng cao |
| Microsoft Copilot | Bản địa | Các tổ chức đã có mặt trên Microsoft 365 và Teams | Chất lượng cao |
| Đọc về Trí tuệ nhân tạo | Dựa trên bot | Các nhóm muốn kết nối các thông tin chi tiết từ cuộc họp với hệ thống CRM | Chất lượng cao |
Granola là công cụ tôi ưa thích nhất để thực hiện các cuộc gọi bên ngoài. Lý do rất đơn giản: nó hoạt động một cách âm thầm. Trên máy Mac, nó chạy ngầm, tự động phát hiện cuộc gọi đang diễn ra, trong khi tôi vẫn tiếp tục ghi chép sơ bộ; và sau cuộc họp, trí tuệ nhân tạo (AI) sẽ bổ sung thêm bối cảnh từ bản ghi âm vào những ghi chép đó. Mô hình kết hợp này thông minh hơn vẻ bề ngoài. Nó không thay thế phán đoán của bạn, mà bổ sung cho nó.
Otter.ai vẫn là lựa chọn đáng tin cậy khi bạn cần bản ghi chép trực tiếp và kho lưu trữ có thể tìm kiếm. Nếu vấn đề của bạn là cần nhanh chóng xác định “ai đã nói gì” trong một lượng lớn các cuộc họp, đây vẫn là một lựa chọn hợp lý. Việc ứng dụng này tích hợp tốt với Google Calendar và Outlook sẽ rất hữu ích cho các nhóm làm việc có tổ chức.
Fireflies.ai có cách tiếp cận tập trung hơn vào quy trình làm việc kinh doanh. Các tính năng tích hợp với Salesforce và HubSpot chính là lý do chính để lựa chọn nền tảng này, hơn là tính năng chuyển đổi giọng nói thành văn bản. Tính năng AskFred rất hữu ích nếu bạn muốn tra cứu kho dữ liệu các cuộc gọi như một cơ sở kiến thức.
Đối với những người mới bắt đầu, Fathom là điểm khởi đầu đơn giản nhất. Gói miễn phí với tính năng ghi âm không giới hạn giúp giảm đáng kể rào cản tham gia. Bạn không chọn nó vì đây là lựa chọn cao cấp nhất. Bạn chọn nó vì có thể ngay lập tức kiểm chứng xem liệu thể loại này có thực sự làm thay đổi một ngày của bạn hay không.
Fellow khác biệt so với các công cụ khác. Không chỉ đơn thuần là một công cụ ghi chép, đây là một hệ thống quản lý toàn bộ chu trình cuộc họp: lập chương trình trước, ghi chú trong quá trình diễn ra và theo dõi sau đó. Nếu vấn đề của đội ngũ bạn không chỉ nằm ở việc ghi chép mà còn ở kỷ luật trong việc tổ chức cuộc họp, thì đây chính là giải pháp đáng để xem xét.
Meetily hướng đến một đối tượng người dùng cụ thể hơn. Ứng dụng này là mã nguồn mở, được cấp phép theo giấy phép MIT, và tập trung vào việc chuyển đổi văn bản tại địa phương. Nếu bạn muốn dữ liệu được lưu trữ trên thiết bị, đây là một trong những lựa chọn triệt để và nhất quán nhất.
Các tùy chọn tích hợp sẵn, Zoom AI Companion và Microsoft Copilot, khá hữu ích khi bạn muốn tránh phải sử dụng thêm một lớp công cụ nào khác. Nếu bạn đã quen thuộc với hệ sinh thái đó, thì việc bắt đầu từ đó trước khi thêm các yếu tố phức tạp là điều hợp lý.
Để có cái nhìn toàn diện hơn về sự phát triển của các giao diện này, bạn cũng nên tham khảo hướng dẫn về trợ lý giọng nói dành cho các doanh nhân này.
Tiêu chí đúng đắn không phải là “công cụ nào có nhiều tính năng hơn”. Mà là “công cụ nào tạo ra những ghi chú hữu ích mà không làm ảnh hưởng đến cách tôi giao tiếp với mọi người”.
Việc phiên âm, xét riêng, đã gần như trở thành một mặt hàng thông thường. Sự khác biệt thực sự nằm ở những gì diễn ra sau đó.
Tính năng hữu ích nhất mà tôi từng thấy trong thực tế không phải là một bản tóm tắt được viết hay. Đó chính là khả năng xem lại nhiều cuộc trò chuyện cùng một lúc. Trong một chuỗi các cuộc gọi kinh doanh, ba khách hàng tiềm năng khác nhau đã nêu ra cùng một ý kiến phản đối về khả năng chuyển đổi dữ liệu. Trong các cuộc họp riêng lẻ, những ý kiến đó dường như chỉ là những nhận xét lẻ tẻ. Tuy nhiên, khi tổng hợp lại các ghi chú, xu hướng đó trở nên rõ ràng.
Đây mới là bước quan trọng. Bạn không còn chỉ lưu trữ các bản ghi nữa. Bạn đang xây dựng một bộ dữ liệu hội thoại.
Oracle đã mô tả rất rõ về bước này: bản ghi chép bằng AI không chỉ dừng lại ở việc chuyển đổi âm thanh thành văn bản, mà còn bao gồm phân tích cảm xúc, tóm tắt súc tích, các điểm hành động rõ ràng và chuyển đổi các cuộc thảo luận thành các bản ghi chép có thể tìm kiếm được, như trang web của Oracle về tự động hóa việc ghi chép cuộc họp đã giải thích. Trên thực tế, văn bản thô chỉ là lớp đầu tiên.
Các tính năng tạo nên sự khác biệt chính là:
Tuy nhiên, có một điều kiện mà nhiều doanh nghiệp thường đánh giá thấp. Điều kiện tiên quyết đầu tiên để áp dụng trí tuệ nhân tạo (AI) tại các doanh nghiệp vừa và nhỏ (SME) của Ý là phải có dữ liệu sạch, được sắp xếp gọn gàng và có cấu trúc rõ ràng, bởi vì AI giúp nâng cao hiệu suất, nhưng nếu dữ liệu hội thoại không đảm bảo chất lượng, nó sẽ trở thành yếu tố làm gia tăng sự hỗn loạn, như đã được nhấn mạnh trong bài phát biểu này về việc áp dụng AI tại các doanh nghiệp vừa và nhỏ.
Nếu các cuộc họp ồn ào, đầy những lời nói chồng chéo và thiếu bối cảnh, thì không có hệ thống AI nào có thể cung cấp cho bạn những thông tin phân tích đáng tin cậy. Chất lượng cuộc trò chuyện vẫn là một yếu tố vận hành, chứ không chỉ đơn thuần là vấn đề công nghệ.
Hầu hết người dùng đánh giá các công cụ này dựa trên chất lượng nốt nhạc, giá cả và các tính năng tích hợp. Đây là một cách đánh giá chưa đầy đủ, đặc biệt là ở châu Âu.
Có một khoảng cách đáng kể giữa tính tiện lợi trong việc ghi chép mà nhiều công cụ miễn phí mang lại và các yêu cầu về quản trị dữ liệu như GDPR và AML mà các doanh nghiệp vừa và nhỏ (SME) cần tuân thủ – một vấn đề hiếm khi được các nhà cung cấp dịch vụ tổng hợp đề cập đến, như phân tích này về bản ghi chép cuộc họp và những hạn chế trong quản trị dữ liệu đã chỉ ra.
Trước khi chọn một nhà cung cấp dịch vụ, tôi sẽ tự đặt ra những câu hỏi sau đây một cách rất cụ thể:
Nếu bạn không biết các tệp âm thanh và bản chép lời sẽ đi về đâu, thì bạn không phải đang sử dụng một công cụ nâng cao năng suất. Bạn đang tạo ra một nguồn rủi ro mới.
Điều này không có nghĩa là mọi bản ghi trên đám mây đều sai. Điều đó có nghĩa là bạn không thể coi nó như một tính năng vô hại.
Đối với quan điểm của châu Âu về quyền riêng tư, các lựa chọn phù hợp nhất là những giải pháp giúp hạn chế việc lưu chuyển dữ liệu. Meetily, với tính năng ghi chép tại địa phương, là phương án triệt để nhất. Granola, với mô hình “thiết bị là ưu tiên hàng đầu” và không hiển thị người tham gia, phù hợp hơn với những bối cảnh mà bạn muốn hạn chế việc lộ thông tin mà không làm ảnh hưởng đến cuộc trò chuyện.
Những người làm việc trong lĩnh vực này cũng nên xem xét vấn đề dưới góc độ rộng hơn về chủ quyền vận hành đối với dữ liệu. Bài phân tích sâu này về “các lựa chọn vận hành đối với dữ liệu AI châu Âu” thực sự hữu ích bởi vì nó chuyển trọng tâm cuộc thảo luận từ các tính năng sang vấn đề trách nhiệm.
Lưu ý quan trọng: Bước này không thay thế cho việc đánh giá về mặt pháp lý hoặc tuân thủ. Nếu bạn hoạt động trong một lĩnh vực chịu sự quản lý của cơ quan chức năng, bạn nên tham khảo ý kiến của người phụ trách vấn đề bảo mật dữ liệu hoặc cố vấn pháp lý trước khi chuẩn hóa quy trình này.
Nếu bạn muốn có quyền kiểm soát tối đa, bạn có thể tự xây dựng hệ thống của mình. Ngày nay, đây không còn là dự án chỉ dành riêng cho các đội ngũ doanh nghiệp lớn, nhưng vẫn là một quyết định cần được cân nhắc kỹ lưỡng.
Sự kết hợp hợp lý nhất là như sau:
Về cơ bản, đó chính là triết lý đã làm nên sức hấp dẫn của Meetily: tách biệt các công đoạn ghi âm, phiên âm và xử lý sau thành các thành phần có thể kiểm soát được.
Những lợi ích này là có thật:
Tôi sẽ không khuyên dùng sản phẩm này cho những ai chỉ muốn “một công cụ hoạt động được”. Tôi sẽ khuyên dùng sản phẩm này cho ba đối tượng cụ thể: các đội ngũ kỹ thuật có ý thức cao về bảo mật thông tin cá nhân, các doanh nghiệp vừa và nhỏ xử lý các cuộc trò chuyện nhạy cảm, và các chuyên gia muốn tích hợp tính năng phiên âm vào quy trình làm việc hiện có.
Tuy nhiên, vẫn có những hạn chế về mặt thực tiễn. Whisper khi sử dụng tiếng Ý hoạt động tốt, nhưng không hoàn hảo khi gặp phải các giọng địa phương đậm nét, việc chuyển đổi ngôn ngữ nhanh chóng hoặc khi nhiều người nói cùng lúc. Theo kinh nghiệm của tôi, phương pháp hiệu quả nhất vẫn rất đơn giản: sử dụng micro chất lượng tốt, giảm thiểu tiếng ồn càng nhiều càng tốt và tuân thủ nguyên tắc không nói đè lên nhau.
Quan sát thực tiễn: Không có mô hình nào xử lý tốt tình huống ba người nói cùng lúc. Việc cải thiện chất lượng cuộc họp thường mang lại hiệu quả cao hơn so với việc lựa chọn mô hình.
Nếu bạn đang làm việc nhiều trên Zoom, trang này về cách ELECTE với Zoom sẽ hữu ích không phải để sao chép một bộ công cụ, mà để hiểu cách một cuộc trò chuyện có thể trở thành đầu vào cho một luồng dữ liệu rộng lớn hơn.
Quyết định đúng đắn không bắt nguồn từ danh sách các tính năng. Nó bắt nguồn từ bối cảnh công việc của bạn.
Nếu bạn tổ chức các cuộc họp nội bộ, nơi việc ghi âm được chấp nhận và hữu ích, thì các công cụ dựa trên bot là lựa chọn rất hợp lý. Nếu bạn làm việc trong lĩnh vực bán hàng, tư vấn, tuyển dụng hoặc đàm phán – những lĩnh vực mà chất lượng cuộc trò chuyện phụ thuộc vào sự tự nhiên – thì cách tiếp cận sẽ khác đi và việc không sử dụng bot thường trở thành giải pháp hợp lý nhất.
Việc ghi chép biên bản cuộc họp AI không chỉ giúp tiết kiệm thời gian. Nó còn giúp đưa ra những quyết định tốt hơn vì nhờ đó, các cuộc trò chuyện cuối cùng cũng có thể được phân tích, so sánh và ít phụ thuộc hơn vào trí nhớ cá nhân.
Nếu bạn muốn biến các bản ghi chép, ghi chú hoạt động và các luồng thông tin khác thành những thông tin chi tiết có giá trị cho doanh nghiệp, ELECTE – một nền tảng phân tích dữ liệu dựa trên trí tuệ nhân tạo dành cho các doanh nghiệp vừa và nhỏ – sẽ giúp bạn kết nối các nguồn dữ liệu khác nhau, tổ chức dữ liệu và tạo ra các phân tích hữu ích mà không cần đến sự phức tạp của các hệ thống doanh nghiệp quy mô lớn. Nếu bạn muốn tìm hiểu cách thực sự đưa những thông tin này vào quá trình ra quyết định, hãy khám phá cách ELECTE hoạt động.
.svg)
.svg)
.svg)
