Cảnh tượng này thường xuyên diễn ra. Bộ phận tiếp thị chuyển dữ liệu từ nền tảng này sang nền tảng khác, bộ phận bán hàng cập nhật hệ thống CRM vào cuối ngày, bộ phận hành chính chờ đợi các tệp tin chính xác, còn người lãnh đạo doanh nghiệp vừa và nhỏ lại phải ra quyết định dựa trên những thông tin đến muộn hoặc không đầy đủ. Vấn đề không chỉ nằm ở việc phải làm thủ công. Mà còn ở chỗ mỗi bộ phận hoạt động tốt khi làm việc riêng lẻ, nhưng lại phối hợp kém khi làm việc cùng nhau.

Đây chính là lúcquy trình điều phối AI dành cho doanh nghiệp vừa và nhỏ (SME) phát huy tác dụng. Không phải như một xu hướng công nghệ nhất thời, mà là một phương pháp thiết thực để kết nối dữ liệu, ứng dụng và các mô hình AI trong một quy trình thống nhất. Đối với nhiều doanh nghiệp vừa và nhỏ, đây là bước nhảy vọt thực sự đầu tiên: chuyển từ việc tự động hóa các tác vụ riêng lẻ sang một hệ thống có khả năng điều phối các hoạt động, ưu tiên và quyết định.

Đây là thời điểm thuận lợi. Các doanh nghiệp vừa và nhỏ (SME) chiếm khoảng 37% thị phần toàn cầu trong lĩnh vực điều phối AI, và Fortune Business Insights dự báo thị trường này sẽ đạt 60,34 tỷ USD vào năm 2034, theo báo cáo dự báo thị trường điều phối AI của Fortune Business Insights. Điều này cho thấy một điều đơn giản: đây không còn là lĩnh vực chỉ dành riêng cho các tập đoàn lớn.

Nếu bạn đang cân nhắc thực hiện dự án tự động hóa bằng trí tuệ nhân tạo (AI) quy mô lớn đầu tiên của mình, bạn cần ít sự hào hứng suông hơn và nhiều sự rõ ràng về mặt vận hành hơn. Bạn cần xác định rõ nên bắt đầu từ đâu, ai sẽ là người chịu trách nhiệm chính cho dự án, cách đánh giá hiệu quả của nó và làm thế nào để tránh để dự án trở thành một thí nghiệm nữa mà không có kết quả cụ thể.

Mục lục

• Giới thiệu: Vượt qua Tự động hóa, Hướng tới Trí tuệ Hoạt động
• Tự động hóa và điều phối không phải là một
• Các thành phần giúp hệ thống hoạt động

• Nơi thể hiện giá trị trong doanh nghiệp
• Tại sao đám mây giúp mọi thứ trở nên dễ tiếp cận hơn

• Từ dữ liệu thô đến hành động thực tiễn
• Những điều một nhà quản lý cần chú ý và những điều không cần

• Hãy chọn quy trình phù hợp ngay từ đầu
• Hãy trao quyền sở hữu cho dự án ngay từ ngày đầu tiên

• Thương mại điện tử bán lẻ
• Dịch vụ tài chính
• Tại sao các mô hình này lại hiệu quả đối với các doanh nghiệp vừa và nhỏ

• Ba nhóm chỉ số KPI quan trọng
• Một bảng điều khiển hữu ích cho ban lãnh đạo

• Quyền riêng tư và quyền ra quyết định
• Vấn đề là không ai có mẫu đó

Giới thiệu: Vượt qua Tự động hóa, Hướng tới Trí tuệ Hoạt động

Nhiều doanh nghiệp vừa và nhỏ (SME) đã tự động hóa một số quy trình. Đó có thể là một thông báo qua email, một báo cáo hàng tuần hay một bản cập nhật trong hệ thống CRM. Đây là những bước đi hữu ích, nhưng thường chỉ là những sáng kiến riêng lẻ. Kết quả là doanh nghiệp có thêm nhiều công cụ, chứ không phải sự phối hợp tốt hơn.

Trí tuệ vận hành được hình thành khi các công cụ này bắt đầu hoạt động theo trình tự nhất định, dựa trên các quy tắc rõ ràng, dữ liệu được chia sẻ và các bước ra quyết định minh bạch. Không chỉ đơn thuần là một hoạt động tự động khởi chạy. Hoạt động đó phải được khởi động vào thời điểm thích hợp, sử dụng dữ liệu chính xác, thu hút sự tham gia của những người cần thiết và tạo ra kết quả mà ai đó có thể sử dụng ngay lập tức.

Đối với một doanh nghiệp vừa và nhỏ (SME) của Ý, điều này mang lại sự khác biệt rõ rệt. Khi nhân viên kinh doanh phát hiện một khách hàng tiềm năng cao, bộ phận tài chính sẽ đánh giá rủi ro, bộ phận tiếp thị cập nhật chiến lược nuôi dưỡng khách hàng và bộ phận vận hành chuẩn bị dịch vụ – không cần phải trải qua bốn bước rời rạc. Điều cần thiết là một quy trình làm việc thống nhất và được phối hợp nhịp nhàng.

Tự động hóa thực thi. Điều phối đảm nhiệm việc phối hợp.

Khi doanh nghiệp phát triển, sự khác biệt giữa hai yếu tố này thể hiện rõ ràng từng ngày. Điều đó thể hiện qua thời gian phản hồi, chất lượng dữ liệu, việc giảm bớt các bước thực hiện thủ công và khả năng ra quyết định một cách suôn sẻ hơn.

Tổ chức quy trình làm việc AI thực sự là gì?

Việc thiết kế quy trình làm việc AI thường bị nhầm lẫn với một chuỗi các tác vụ tự động đơn thuần. Trên thực tế, đây là một hệ thống có cấu trúc chặt chẽ hơn. Đó là hệ thống quyết định thời điểm bắt đầu một quy trình, dữ liệu nào sẽ được sử dụng, mô hình hoặc tác nhân nào sẽ được kích hoạt, thứ tự kết nối giữa chúng, cũng như cách xử lý các trường hợp ngoại lệ, kiểm soát và kết quả đầu ra cuối cùng.

Hãy tưởng tượng một nhạc trưởng. Ông ấy không tự mình chơi tất cả các nhạc cụ, nhưng lại điều khiển từng nhạc công vào đúng thời điểm. Trong doanh nghiệp cũng vậy. Một hệ thống được phối hợp nhịp nhàng sẽ kết nối CRM, ERP, bảng tính, API, các quy tắc kinh doanh và các thành phần AI theo một trình tự có mục tiêu rõ ràng.

Tự động hóa và điều phối không phải là một

Tự động hóa nhận một tác vụ và thực hiện nó một cách lặp lại. Ví dụ, nó sẽ gửi một email khi có yêu cầu từ trang web. Điều này rất hữu ích, nhưng vẫn chỉ là một hành động đơn lẻ.

Việc phối khí bao quát toàn bộ quá trình và điều phối nó từ đầu đến cuối. Ví dụ:

1. Có một yêu cầu từ khách hàng
2. Hệ thống sẽ kiểm tra dữ liệu đã nhập
3. bổ sung thông tin nội bộ vào hồ sơ
4. Kích hoạt mô hình AI để xác định ưu tiên kinh doanh
5. gửi thông tin khách hàng tiềm năng đến đội ngũ phù hợp
6. sẽ hiển thị cảnh báo nếu thiếu dữ liệu hoặc nếu mức độ rủi ro cao

Trong trường hợp này, bạn không chỉ có “một quy trình tự động hóa”. Bạn có một quy trình ra quyết định được phối hợp nhịp nhàng.

Các thành phần giúp hệ thống hoạt động

Để đơn giản hóa vấn đề, tốt nhất là chia khái niệm này thành bốn phần.

• Trigger. Đây là sự kiện khởi động quy trình làm việc. Đó có thể là việc nhận được một đơn hàng, một ngưỡng giá trị bị vượt qua, một tệp tin được tải lên hoặc một thời hạn đã được lên lịch.
• Quy trình. Đó là chuỗi các bước thực hiện. Quy trình này xác định ai làm việc gì, theo thứ tự nào, và sẽ xử lý ra sao nếu có sự cố xảy ra.
• Các tác nhân hoặc mô hình AI. Đây là những thành phần có chức năng phân loại, dự đoán, phân tích văn bản, phát hiện các bất thường hoặc đưa ra các đề xuất.
• Kết quả hoạt động. Đó là những kết quả mang lại giá trị cho doanh nghiệp. Một báo cáo, một thông báo cảnh báo, một bản cập nhật hệ thống, một đề xuất hành động, một đánh giá của con người.

Một trong những hiểu lầm phổ biến nhất liên quan đến vai trò của trí tuệ nhân tạo (AI). AI không thay thế toàn bộ quy trình làm việc. Nó chỉ can thiệp vào những bước cụ thể cần đến đánh giá xác suất, phân tích nhanh hoặc hỗ trợ ra quyết định. Phần còn lại của quy trình vẫn dựa trên các quy tắc, cơ chế kiểm soát và tích hợp.

Quy tắc thực tế: nếu bạn không thể giải thích quy trình làm việc trên một trang, thì nó quá phức tạp để có thể bắt đầu một cách suôn sẻ.

Chính vì vậy,việc điều phối quy trình làm việc bằng AI dành cho doanh nghiệp vừa và nhỏ (SME) sẽ phát huy hiệu quả nhất khi bắt đầu từ những quy trình đơn giản nhưng mang lại tác động lớn. Bạn không cần phải xây dựng một hệ thống hoàn hảo. Thay vào đó, bạn cần xây dựng một hệ thống dễ hiểu, dễ quản lý và hữu ích.

Tại sao việc tổ chức hoạt động là yếu tố then chốt cho sự phát triển của các doanh nghiệp vừa và nhỏ

Lời phản đối đầu tiên mà tôi thường nghe là: “Nghe có vẻ thú vị, nhưng chúng tôi là một doanh nghiệp vừa và nhỏ. Chúng tôi không có đội ngũ chuyên trách”. Đó là một lo ngại chính đáng. Chính vì vậy mà việc điều phối lại rất quan trọng. Nó giúp nâng cao hiệu quả làm việc của những nhân viên hiện có, mà không làm gia tăng khối lượng công việc thủ công hay các bước thừa thãi.

Các doanh nghiệp áp dụng tự động hóa quy trình làm việc bằng trí tuệ nhân tạo (AI) cho biết họ tiết kiệm được 10-15 giờ mỗi tuần cho mỗi nhân viên, và 74% trong số đó nhận thấy những cải thiện đáng kể về hiệu quả hoạt động tổng thể, theo báo cáo phân tích về năng suất của các doanh nghiệp vừa và nhỏ (SME) khi áp dụng quy trình làm việc bằng AI. Đối với một doanh nghiệp vừa và nhỏ, điều này không chỉ đơn thuần là “hoàn thành công việc nhanh hơn”. Điều đó có nghĩa là dành thời gian cho những hoạt động giúp doanh nghiệp phát triển.

Nơi thể hiện giá trị trong doanh nghiệp

Lợi ích rõ ràng nhất là việc loại bỏ các điểm nghẽn. Khi một quy trình phụ thuộc vào việc xuất dữ liệu thủ công, kiểm tra qua email và các bước phê duyệt rải rác, chỉ cần một sự chậm trễ cũng đủ để làm đình trệ toàn bộ quy trình. Việc phối hợp quy trình giúp mọi thứ trở nên trật tự hơn.

Những lợi ích kinh doanh thể hiện rõ nhất ở đây:

• Hoạt động trơn tru hơn. Quá trình chuyển giao nội bộ nhanh hơn, giảm thời gian chờ đợi giữa các bộ phận, giảm thiểu việc sao chép dữ liệu từ hệ thống này sang hệ thống khác.
• Ra quyết định nhanh chóng hơn. Dữ liệu được cung cấp dưới dạng sẵn sàng sử dụng, thay vì chỉ nằm trong một tệp tin mà ai đó phải “xử lý” lại.
• Giảm thiểu các sai sót có thể tránh được. Khi quy trình áp dụng các quy tắc và biện pháp kiểm soát một cách nhất quán, doanh nghiệp sẽ không còn phải phụ thuộc vào trí nhớ của từng cá nhân.
• Khả năng mở rộng cao hơn. Khi khối lượng công việc tăng lên, bạn không cần phải tăng gấp đôi công việc hành chính để theo kịp các hoạt động đó.

Đối với những ai đang đánh giá tác động đến hoạt động kinh doanh, tổng quan về các giải pháp AI dành cho doanh nghiệp vừa và nhỏ trên ELECTE sẽ giúp hình dung rõ ràng quá trình chuyển đổi từ việc lập báo cáo thủ công sang các quy trình ra quyết định liên tục hơn.

Tại sao đám mây giúp mọi thứ trở nên dễ tiếp cận hơn

Đối với nhiều doanh nghiệp vừa và nhỏ, rào cản thực sự không phải là sự quan tâm. Mà là nỗi lo phải xây dựng một hệ thống hạ tầng phức tạp. Đây chính là lúc đám mây thay đổi cục diện. Các nền tảng đám mây giúp giảm bớt gánh nặng kỹ thuật ban đầu, đẩy nhanh quá trình triển khai và đơn giản hóa việc kết nối dữ liệu cũng như các ứng dụng hiện có.

Trên thực tế, đám mây cho phép bạn bắt đầu mà không cần phải thiết kế mọi thứ từ đầu. Đây là một trong những lý do khiến việc điều phối hệ thống không còn là lĩnh vực dành riêng cho các tập đoàn lớn có bộ phận CNTT quy mô lớn.

Khi một quy trình được tổ chức tốt, đội ngũ không phải làm việc nhiều hơn. Họ làm việc một cách suôn sẻ hơn.

Cấu trúc của một hệ thống điều phối AI dành cho doanh nghiệp vừa và nhỏ

Dưới bề mặt, dường như có một hệ thống điều phối được tổ chức chặt chẽ. Tuy nhiên, đối với một nhà quản lý, không cần thiết phải nắm rõ từng chi tiết kỹ thuật. Điều quan trọng là phải hiểu được logic của quy trình: dữ liệu được nhập vào từ đâu, những gì diễn ra trong quá trình xử lý, và làm thế nào để đạt được kết quả hữu ích.

Một kiến trúc được thiết kế tốt sẽ biến các nguồn dữ liệu phân tán thành các quyết định vận hành. Nó không bắt bạn phải lục lọi các tệp tin, kiểm tra các công thức hay chạy theo các bảng điều khiển không liên kết với nhau. Thay vào đó, nó mang đến cho bạn một quy trình đã hoàn tất công việc nặng nhọc là kết nối và chuẩn bị dữ liệu.

Từ dữ liệu thô đến hành động thực tiễn

Một hệ thống điển hình dành cho các doanh nghiệp vừa và nhỏ thường tuân theo một quy trình khá đơn giản.

1. Nhập dữ liệu
Dữ liệu được nhập từ các hệ thống CRM, ERP, thương mại điện tử, cơ sở dữ liệu, tệp CSV, bảng tính hoặc các ứng dụng chuyên ngành. Chất lượng dữ liệu ở đây đóng vai trò vô cùng quan trọng. Nếu dữ liệu đầu vào bị phân mảnh, quy trình làm việc sẽ gặp khó khăn ngay từ đầu.

2. Xử lý sơ bộ
Giai đoạn này thực hiện việc làm sạch, chuẩn hóa và thống nhất dữ liệu. Ví dụ: nó sẽ điều chỉnh các tên khách hàng được viết theo nhiều cách khác nhau, loại bỏ các bản trùng lặp, chuẩn hóa ngày tháng và điền vào các trường thông tin còn thiếu khi có thể.

3. Công cụ AI
Đây chính là mô hình phù hợp cho từng nhiệm vụ cụ thể. Dự báo doanh số, phân loại vé, phát hiện sự cố bất thường, đánh giá rủi ro, đề xuất mức độ ưu tiên. Đây không phải là một hệ thống AI chung chung. Đây là một công cụ được áp dụng cho một quyết định cụ thể.

4. Logic tích hợp
Kết quả cần được đưa trở lại quy trình kinh doanh. Một điểm số có thể cập nhật hệ thống CRM, một cảnh báo có thể tạo ra một tác vụ, một dự báo có thể kích hoạt quá trình rà soát kho.

5. Kết quả dễ hiểu
Báo cáo, bảng điều khiển, thông báo, phê duyệt hoặc các hành động tự động. Giá trị chỉ được hiện thực hóa khi kết quả được truyền đạt đến người nhận một cách rõ ràng và đúng thời điểm.

Những điều một nhà quản lý cần chú ý và những điều không cần

Nhiều doanh nghiệp vừa và nhỏ (SME) gặp bế tắc vì họ nhìn nhận kiến trúc từ góc độ sai lầm. Họ nhìn thấy API, quy trình xử lý, mô hình, công cụ điều phối và cho rằng cần phải có một dự án phần mềm phức tạp. Trên thực tế, ban lãnh đạo cần phải yêu cầu năm điều sau đây:

• Khả năng theo dõi. Dữ liệu đến từ những nguồn nào và được chuyển đến đâu.
• Độ tin cậy. Điều gì sẽ xảy ra nếu thiếu một dữ liệu hoặc nếu một bước nào đó không thành công.
• Kiểm tra. Những bước nào được tự động hóa và những bước nào cần được phê duyệt.
• Khả năng giải thích. Cách trình bày kết quả cho những người ra quyết định.
• Tích hợp. Hệ thống này tích hợp tốt như thế nào với các phần mềm hiện đang được sử dụng.

Phần kỹ thuật phải được ẩn đi. Nếu bạn muốn hiểu những kết nối nào thực sự quan trọng trong một dự án thực tế, trang về tích hợp dữ liệu và ứng dụng của ELECTE đã nêu rõ điểm mấu chốt: một doanh nghiệp vừa và nhỏ không cần phải tạo thêm sự phức tạp, mà cần tích hợp chúng vào một nền tảng được tổ chức khoa học.

Lộ trình triển khai điều phối AI của bạn

Cách chắc chắn nhất để thất bại là coi việc điều phối như một dự án “toàn diện”. Cách chắc chắn nhất để khởi đầu thuận lợi là chọn một quy trình có phạm vi rõ ràng, với một vấn đề cụ thể và tác động dễ nhận thấy. Trong các doanh nghiệp vừa và nhỏ, sự kỷ luật ngay từ đầu quan trọng hơn tham vọng.

Hãy chọn quy trình phù hợp ngay từ đầu

Đừng bắt đầu từ bộ phận “muốn phát triển AI”. Hãy bắt đầu từ quy trình mà hiện tại bạn đang gặp phải vấn đề về thời gian, độ chính xác hoặc tốc độ ra quyết định.

Một ứng viên tiềm năng thường có những đặc điểm sau:

• Điều đó lặp đi lặp lại. Điều này xảy ra thường xuyên, vì vậy mỗi sự cải thiện đều mang lại hiệu quả gấp bội.
• Các bước thực hiện rất rõ ràng. Nếu quy trình này vốn đã gây nhầm lẫn cho mọi người, thì trí tuệ nhân tạo cũng không thể cứu vãn được.
• Hãy tận dụng dữ liệu sẵn có. Không cần phải hoàn hảo, nhưng cần có một nền tảng có thể sử dụng được.
• Mang lại kết quả kinh doanh rõ rệt. Ít sai sót hơn, thời gian xử lý nhanh hơn, ưu tiên công việc hợp lý hơn, chất lượng dịch vụ tốt hơn.

Các ví dụ thường gặp trong các doanh nghiệp vừa và nhỏ (SME): dự báo doanh số, quản lý khách hàng tiềm năng, báo cáo hoạt động, kiểm soát sự cố, ưu tiên xử lý yêu cầu hỗ trợ, cập nhật kho hàng.

Hãy trao quyền sở hữu cho dự án ngay từ ngày đầu tiên

Đây là điểm mà nhiều hướng dẫn kỹ thuật thường bỏ qua. Một quy trình làm việc không tồn tại chỉ vì nó “đã được thiết lập”. Nó tồn tại bởi vì có người chịu trách nhiệm về nó.

Giao ba vai trò, dù trong một doanh nghiệp vừa và nhỏ, số lượng người đảm nhận các vai trò này có thể không nhiều:

1. Chủ doanh nghiệp. Người này quyết định lý do tại sao quy trình làm việc được thiết lập và kết quả mà nó cần đạt được.
2. Người phụ trách vận hành. Theo dõi các trường hợp ngoại lệ, phản hồi của người dùng và việc tuân thủ quy trình thực tế.
3. Trưởng bộ phận Dữ liệu hoặc Công nghệ. Kiểm tra việc tích hợp, chất lượng dữ liệu, bảo trì và cập nhật.

Nếu không ai chịu trách nhiệm quản lý quy trình làm việc, quy trình đó sẽ không được cải thiện. Nó chỉ tiếp tục vận hành cho đến khi không còn đáng tin cậy nữa.

Để bắt đầu một cách có hệ thống, hãy sử dụng một bảng đơn giản như thế này:

Sau giai đoạn thử nghiệm, quy trình tiếp theo cần ngắn gọn và thiết thực. Hãy triển khai, quan sát và điều chỉnh. Đừng chờ đợi cho đến khi có được mô hình hoàn hảo hay hệ thống phân loại cuối cùng. Các doanh nghiệp vừa và nhỏ (SME) thường đạt được kết quả tốt hơn khi áp dụng phương pháp tiếp cận lặp đi lặp lại, với các đợt rà soát thường xuyên và những điều chỉnh nhỏ.

Các trường hợp ứng dụng thực tế mà bạn có thể triển khai ngay lập tức với ELECTE

Các trường hợp sử dụng giúp biến lý thuyết thành quyết định. Nếu bạn có thể hình dung ra một quy trình làm việc trong lĩnh vực của mình, việc xác định các ưu tiên, trách nhiệm và lợi ích sẽ trở nên dễ dàng hơn ngay lập tức.

Thương mại điện tử bán lẻ

Trong lĩnh vực bán lẻ, vấn đề thường có hai mặt. Một mặt là vấn đề tồn kho. Mặt khác là các chương trình khuyến mãi và nhu cầu thị trường thay đổi nhanh chóng. Nhiều doanh nghiệp vừa và nhỏ (SME) thường đối phó bằng cách kiểm tra thủ công, cập nhật định kỳ và đưa ra quyết định chậm trễ.

Một quy trình làm việc được điều phối có thể tuân theo một logic đơn giản:

• thu thập dữ liệu về doanh số bán hàng trong quá khứ, mức tồn kho và thông tin khuyến mãi
• xử lý dữ liệu một cách nhất quán
• thực hiện mô hình dự báo
• báo cáo các mặt hàng cần đặt hàng lại hoặc cần theo dõi
• cập nhật báo cáo hoạt động dành cho bộ phận mua hàng và quản lý cửa hàng

Lợi ích ở đây không chỉ là “dự báo chính xác hơn”. Mà còn là việc tích hợp các dự báo vào quy trình ra quyết định hàng ngày. Trong một nghiên cứu điển hình về 250 doanh nghiệp vừa và nhỏ ở vùng Lombardia, các quy trình dự báo doanh số được điều phối đã giúp giảm 47% sai sót trong hoạt động và mang lại tỷ suất hoàn vốn (ROI) trung bình 28% trên chi phí hoạt động trong vòng 90 ngày, như được mô tả trong nghiên cứu điển hình về các doanh nghiệp vừa và nhỏ ở vùng Lombardia và việc điều phối bằng trí tuệ nhân tạo (AI).

Với ELECTE, kịch bản này đặc biệt hữu ích khi đội ngũ không muốn phải quản lý các công cụ riêng biệt cho phân tích, dự báo và báo cáo. Dữ liệu được thu thập, xử lý và chuyển hóa thành những thông tin hữu ích mà không bắt buộc ban lãnh đạo phải theo dõi từng chi tiết kỹ thuật của mỗi bước.

Dịch vụ tài chính

Trong lĩnh vực tài chính dành cho doanh nghiệp vừa và nhỏ (SME) và các nhà cung cấp dịch vụ chuyên nghiệp, thách thức lại nằm ở chỗ khác. Vấn đề không chỉ là tăng tốc độ. Mà là tăng tốc độ mà không để mất kiểm soát.

Một quy trình làm việc được điều phối cho việc đánh giá rủi ro có thể:

1. thu thập dữ liệu khách hàng từ các nguồn nội bộ
2. kiểm tra tính đầy đủ và nhất quán
3. bổ sung thêm các nguồn tham khảo có sẵn vào hồ sơ
4. thực hiện đánh giá điểm hoặc phân loại rủi ro
5. tạo báo cáo cho mục đích kiểm toán nội bộ hoặc tuân thủ

Lợi ích thực tế là các nhóm sẽ không còn phải mất thời gian tìm kiếm các tài liệu và quy trình kiểm tra rải rác nữa. Họ sẽ có một lộ trình rõ ràng, với các bước được xác định cụ thể và kết quả nhất quán.

Trong lĩnh vực tài chính, tự động hóa hiệu quả không loại bỏ sự kiểm soát của con người. Nó chỉ tập trung sự kiểm soát vào những nơi thực sự quan trọng.

Tại sao các mô hình này lại hiệu quả đối với các doanh nghiệp vừa và nhỏ

Ngành bán lẻ và dịch vụ tài chính có một điểm chung. Cả hai đều có các quy trình lặp đi lặp lại, các quyết định nhạy cảm và nhiều mối liên hệ phức tạp giữa dữ liệu và con người. Chính vì vậy, đây là những ứng cử viên lý tưởng chogiải pháp điều phối quy trình làm việc bằng trí tuệ nhân tạo (AI) dành cho doanh nghiệp vừa và nhỏ (SME).

Khi quy trình làm việc được thiết kế hợp lý, trí tuệ nhân tạo (AI) sẽ không thay thế các đội ngũ. Nó giúp giảm bớt công việc chuẩn bị, sắp xếp thứ tự ưu tiên và làm cho quá trình chuyển đổi từ dữ liệu sang hành động diễn ra suôn sẻ hơn.

Cách đánh giá mức độ thành công của chiến lược điều phối

Một doanh nghiệp vừa và nhỏ (SME) không cần một bảng điều khiển chứa đầy các chỉ số kỹ thuật. Họ chỉ cần một số chỉ số cơ bản giúp đánh giá xem dự án có đang cải thiện hoạt động kinh doanh hay không. Câu hỏi đúng không phải là “Quy trình làm việc có hoạt động trơn tru không?”. Câu hỏi đúng là “Nó có giúp tiết kiệm thời gian, giảm thiểu sai sót, đẩy nhanh quá trình ra quyết định hay cải thiện biên lợi nhuận không?”.

Ba nhóm chỉ số KPI quan trọng

Việc đo lường sẽ hiệu quả hơn nếu bạn chia các chỉ số KPI thành ba nhóm.

Hiệu quả hoạt động
Tại đây, bạn sẽ thấy các công việc được loại bỏ hoặc rút ngắn. Tiết kiệm thời gian cho các bước thực hiện thủ công, giảm thời gian chuyển giao, tăng tốc độ tạo báo cáo, rút ngắn chu trình ra quyết định.

Tác động kinh tế
Trong mục này, hãy liệt kê các chi phí hoạt động được tiết kiệm, giá trị từ các quyết định được đưa ra nhanh chóng hơn, cũng như việc giảm thiểu lãng phí hoặc các hoạt động trùng lặp. Nếu quy trình làm việc giúp đội ngũ bán hàng ưu tiên công việc hiệu quả hơn hoặc bộ phận bán lẻ quản lý hàng tồn kho tốt hơn, thì tác động đó phải được phản ánh rõ ràng trong báo cáo kết quả kinh doanh hoặc chi phí quy trình.

Chất lượng và độ tin cậy của
: Điều này bao gồm việc giảm thiểu lỗi, dữ liệu nhất quán hơn, giảm thiểu việc làm lại, nâng cao tiêu chuẩn tuân thủ và giảm sự phụ thuộc vào trí nhớ cá nhân.

Một bảng điều khiển hữu ích cho ban lãnh đạo

Một bảng điều khiển tốt dành cho ban lãnh đạo phải ngắn gọn. Nó không hiển thị tất cả mọi thứ. Nó chỉ hiển thị những thông tin cần thiết để hỗ trợ việc ra quyết định.

Bạn có thể sắp xếp như sau:

• Một chỉ số về khối lượng. Số lượng quy trình làm việc đã thực hiện hoặc số lượng hồ sơ đã xử lý.
• Một chỉ số về thời gian. Chu kỳ đã rút ngắn đi bao nhiêu.
• Một chỉ số về chất lượng. Số lượng lỗi hoặc trường hợp ngoại lệ.
• Một chỉ số kinh tế. Tác động về mặt hoạt động hoặc thương mại nào đang dần lộ diện.
• Một chỉ số đánh giá mức độ áp dụng. Đội ngũ có thực sự sử dụng quy trình làm việc này hay lại quay trở lại các phương pháp cũ?

Một chỉ số KPI hữu ích phải thúc đẩy hành động. Nếu nó không định hướng cho một quyết định, thì nó chỉ là tiếng ồn mà thôi.

Quy tắc thực tiễn nhất là: trước tiên hãy đánh giá quy trình, sau đó mới đến công nghệ. Một đội ngũ quản lý không mua giải pháp tự động hóa chỉ để có một quy trình làm việc trông đẹp mắt. Họ áp dụng nó để quản lý công việc hiệu quả hơn.

Quản lý rủi ro và tuân thủ trong tự động hóa AI

Việc áp dụng trí tuệ nhân tạo (AI) tại các doanh nghiệp vừa và nhỏ (SME) thường không vấp phải rào cản về công nghệ. Vấn đề nằm ở niềm tin, trách nhiệm và quyền kiểm soát. Nếu đội ngũ lo ngại rằng không ai có thể giải thích được quy trình làm việc hoạt động như thế nào hoặc ai sẽ chịu trách nhiệm quản lý khi có thay đổi, dự án sẽ bị chậm lại.

Quyền riêng tư và quyền ra quyết định

Mỗi quy trình làm việc dựa trên trí tuệ nhân tạo (AI) đều liên quan đến ít nhất ba vấn đề nhạy cảm: dữ liệu cá nhân, quy định của công ty và sự giám sát của con người. Vì vậy, việc thiết lập ngay từ đầu một số nguyên tắc cơ bản là rất cần thiết:

• Xác định dữ liệu nào sẽ được đưa vào quy trình làm việc. Không cần đưa tất cả vào. Chỉ cần đưa những gì thực sự cần thiết.
• Ghi chép lại các bước quan trọng. Nếu quy trình làm việc liên quan đến định giá, tín dụng, hàng tồn kho hoặc tuân thủ, mọi bước quan trọng đều phải được ghi chép rõ ràng.
• Hãy xác định những trường hợp nào cần sự phê duyệt của con người. Không phải mọi quyết định đều nên được tự động hóa hoàn toàn.
• Xem lại khung pháp lý của châu Âu. Để nắm rõ bối cảnh pháp lý, hướng dẫn của ELECTE Đạo luật Trí tuệ nhân tạoELECTE Act) là một tài liệu tham khảo hữu ích.

Hệ thống quản trị tối thiểu không nên quá rườm rà. Nó phải rõ ràng.

Vấn đề là không ai có mẫu đó

Đây là một trong những rủi ro thường bị đánh giá thấp nhất. Một thách thức quan trọng đối với các doanh nghiệp vừa và nhỏ (SME) là tình trạng “không ai chịu trách nhiệm về mô hình”: các quy trình làm việc dựa trên trí tuệ nhân tạo (AI) trở nên vô nghĩa do thiếu sự phân công trách nhiệm rõ ràng trong tổ chức về việc quản lý, giám sát và học tập liên tục, như đã được nêu rõ trong phân tích về vấn đề tổ chức liên quan đến quyền sở hữu trong các quy trình làm việc AI.

Vấn đề không chỉ nằm ở khía cạnh kỹ thuật. Mà còn là vấn đề tổ chức. Nếu không ai quyết định thời điểm cập nhật quy trình làm việc, ai sẽ kiểm tra lỗi, ai sẽ thu thập phản hồi và ai sẽ đánh giá kết quả, thì hệ thống vẫn hoạt động nhưng sẽ không còn mang lại giá trị thực tế nữa.

Để tránh điều này, mỗi quy trình làm việc nên có ít nhất các quy tắc sau:

Tuân thủ quy định không bắt đầu từ cơ quan quản lý. Nó bắt đầu khi mọi người trong công ty đều biết ai là người ra quyết định, ai là người giám sát và ai là người can thiệp.

Những điểm chính cho chiến lược điều phối của bạn

• Hãy bắt đầu từ quy trình, chứ không phải từ nền tảng. Bước đi đúng đắn đầu tiên là xác định quy trình làm việc nào hiện đang gây ra những trở ngại thực sự.
• Hãy chỉ định một người chịu trách nhiệm cho mỗi quy trình làm việc. Nếu không có sự phân công trách nhiệm rõ ràng, ngay cả một hệ thống tốt cũng sẽ dần trở nên kém hiệu quả theo thời gian.
• Hãy đánh giá kết quả kinh doanh, chứ không chỉ các hoạt động kỹ thuật. Thời gian, chất lượng, chi phí, tốc độ ra quyết định và mức độ áp dụng nội bộ quan trọng hơn các thuật ngữ kỹ thuật.
• Hãy đảm bảo AI được triển khai trong một quy trình có kiểm soát. Các mô hình, quy tắc, quy trình phê duyệt và kết quả đầu ra phải nằm trong cùng một khung hoạt động.
• Chỉ nên mở rộng quy mô sau khi đã triển khai thành công. Khi quy trình làm việc đã ổn định, dễ hiểu và mang lại hiệu quả, bạn mới có thể nhân rộng phương pháp này sang các bộ phận khác.

Ý tưởng cốt lõi rất đơn giản. Việc phối hợp không phải là một dự án CNTT riêng lẻ. Đó là một cách tiếp cận chín chắn hơn trong việc tổ chức các quyết định, dữ liệu và trách nhiệm.

Kết luận: Tương lai của doanh nghiệp vừa và nhỏ của bạn đã được định hình

Các doanh nghiệp vừa và nhỏ (SME) không cần phải chạy theo mọi xu hướng mới nhất về trí tuệ nhân tạo (AI). Thay vào đó, họ cần khai thác hiệu quả hơn những gì mình đã có: dữ liệu, nhân lực, công cụ và quy trình. Việc phối hợp các yếu tố này chính là bước then chốt giúp biến các quy trình tự động hóa rời rạc thành một hệ thống vận hành thông minh hơn.

Khi quy trình làm việc được xác định rõ ràng, kết quả thu được sẽ mang lại giá trị thực tiễn hơn cho doanh nghiệp. Các đội ngũ sẽ tiết kiệm được thời gian dành cho các công việc lặp đi lặp lại, các nhà quản lý có cái nhìn toàn diện hơn về tình hình hoạt động, và các quyết định được đưa ra nhanh chóng và nhất quán hơn.

Đây chính là giá trị thực sự củaviệc điều phối quy trình làm việc AI dành cho doanh nghiệp vừa và nhỏ. Không còn sự phức tạp. Mà là sự phối hợp chặt chẽ hơn.

Nếu bạn muốn có một khởi đầu tốt, đừng nghĩ ngay đến dự án lớn nhất có thể. Hãy chọn quy trình phù hợp, phân công trách nhiệm, xác định các chỉ số KPI và xây dựng quy trình làm việc đầu tiên mà đội ngũ của bạn thực sự sẽ sử dụng.

Nếu bạn muốn biến những dữ liệu rời rạc thành các quyết định thực thi rõ ràng hơn, hãy thử xem cách ELECTE có thể hỗ trợ dự án điều phối AI đầu tiên của bạn như thế nào với các tính năng phân tích, dự báo và báo cáo tự động được thiết kế dành riêng cho các doanh nghiệp vừa và nhỏ.