Tự động hóa kinh doanh: Hướng dẫn toàn diện dành cho doanh nghiệp vừa và nhỏ

Nói thẳng ra: tự động hóa doanh nghiệp (hay automation in business) chẳng qua là dùng công nghệ để giao cho máy móc những công việc lặp đi lặp lại và nhàm chán mà trước đây con người phải làm. Đây là một đòn bẩy cực kỳ mạnh mẽ giúp bạn cắt giảm chi phí, xóa bỏ sai sót và, quan trọng nhất, giải phóng con người khỏi những công việc thủ công để họ tập trung vào điều thực sự quan trọng: sự tăng trưởng.

Tự động hóa thực sự có ý nghĩa gì đối với doanh nghiệp của bạn?

Hãy tưởng tượng bạn có thể nói lời tạm biệt với tất cả những công việc thủ công làm chậm tiến độ công việc hàng ngày: quản lý dữ liệu vô tận, nhập đơn hàng thủ công, đối chiếu cuối tháng. Tự động hóa kinh doanh không còn là chuyện viễn tưởng đối với các tập đoàn đa quốc gia, mà là một lựa chọn chiến lược thiết yếu để cạnh tranh và phát triển, đặc biệt là đối với các doanh nghiệp vừa và nhỏ.

Cách tiếp cận này không chỉ giúp tăng tốc các quy trình mà còn biến đổi chúng. Nó biến những công việc tẻ nhạt thành các quy trình làm việc trơn tru và hiệu quả, giúp đội ngũ của bạn tập trung vào việc phát triển doanh nghiệp.

Không chỉ đơn thuần là tiết kiệm thời gian

Mục tiêu thực sự của automation in business không chỉ là làm mọi thứ nhanh hơn, mà là làm chúng một cách thông minh hơn. Điều đó có nghĩa là xây dựng một hệ thống trong đó các phần mềm khác nhau giao tiếp với nhau, dữ liệu luân chuyển trơn tru và các quyết định được đưa ra dựa trên thông tin chính xác và luôn được cập nhật.

Những lợi ích rất cụ thể và rõ ràng ngay lập tức:

• Năng suất tăng vọt: Máy móc không biết mệt mỏi, không nghỉ phép và có thể làm việc 24/7, xử lý khối lượng công việc mà một đội ngũ con người khó lòng theo kịp.
• Sai sót gần như bằng không: Tự động hóa loại bỏ những sơ suất của con người, như lỗi gõ nhầm hay sao chép-dán sai, đảm bảo dữ liệu sạch và đáng tin cậy hơn.
• Quyết định nhanh hơn và chắc chắn hơn: Tự động hóa việc thu thập và phân tích dữ liệu mang lại cho các nhà quản lý những thông tin rõ ràng, nhanh chóng để định hướng chiến lược mà không cần lục tìm hàng ngàn bảng tính.
• Con người có động lực hơn: Được giải phóng khỏi những công việc đơn điệu, nhân viên cuối cùng có thể dành thời gian cho những hoạt động sáng tạo, chiến lược hơn và, phải nói thật, thỏa mãn hơn.

Tự động hóa không thay thế con người, nó tăng cường sức mạnh cho họ. Đây là một công cụ giúp các đội ngũ làm việc tốt hơn, tập trung vào đổi mới sáng tạo và mối quan hệ với khách hàng, thay vì việc soạn báo cáo.

Tự động hóa như một động lực tăng trưởng

Đối với các doanh nghiệp vừa và nhỏ (SMB), tự động hóa là chìa khóa để trở nên linh hoạt và nhạy bén hơn với thị trường. Trong khi các công ty lớn thường bị chậm lại bởi thủ tục rườm rà và quy trình phức tạp, các doanh nghiệp vừa và nhỏ có thể nhanh chóng triển khai các giải pháp chuyên biệt, tối ưu hóa từng lĩnh vực kinh doanh một.

Các nền tảng như ELECTE Ví dụ, chúng giúp bước này trở nên dễ dàng hơn nữa. Chúng cho phép bạn chuyển đổi dữ liệu thô thành phân tích dự đoán và các quyết định chiến lược, mà không cần đến đội ngũ chuyên gia phân tích dữ liệu nội bộ. Bằng cách này, ngay cả những doanh nghiệp nhỏ nhất cũng có thể khai thác sức mạnh của dữ liệu để dự đoán xu hướng và phản ứng trước các đối thủ cạnh tranh.

Tất nhiên, trước khi bắt đầu, điều cốt yếu là phải hiểu quy trình nào có tiềm năng lớn nhất. Nếu bạn muốn tìm hiểu sâu hơn, có thể đọc hướng dẫn của chúng tôi về lập bản đồ quy trình doanh nghiệp.

Nói một cách đơn giản, tự động hóa là cầu nối giữa hiện trạng doanh nghiệp của bạn và tiềm năng phát triển trong tương lai.

RPA so với AI: Bạn nên chọn công nghệ tự động hóa nào?

Để thực sự hiểu tự động hóa có ý nghĩa như thế nào đối với một doanh nghiệp, bạn nên hình dung các công nghệ khác nhau như một nhóm các "chuyên gia" kỹ thuật số, mỗi người đảm nhiệm một nhiệm vụ cụ thể. Không có giải pháp nào phù hợp cho tất cả; sự lựa chọn luôn phụ thuộc vào mục tiêu bạn muốn đạt được. Hiểu rõ những khác biệt này là bước đầu tiên để cung cấp cho doanh nghiệp vừa và nhỏ của bạn công cụ phù hợp vào đúng thời điểm.

Tự động hóa quy trình bằng robot (RPA): Công cụ thực thi chính xác

Robotic Process Automation (RPA) chính là kiểu nhân viên số không biết mệt mỏi điển hình. Đây là một phần mềm “bot” bắt chước hoàn hảo các thao tác lặp đi lặp lại của con người để thực hiện những công việc có cấu trúc và dựa trên các quy tắc chặt chẽ. Nó không suy nghĩ, không học hỏi, nhưng thực hiện hoàn hảo những gì được yêu cầu.

Hãy tưởng tượng RPA như một trợ lý mà bạn giao phó tất cả những công việc nhàm chán, những công việc không đòi hỏi sự phán đoán hay sáng tạo, mà chỉ cần độ chính xác cao.

Khi nào nên dùng RPA? Ví dụ về quy trình làm việc:

• Tự động hóa hóa đơn: Một bot RPA có thể “đọc” dữ liệu từ một hóa đơn gửi qua email (số hóa đơn, số tiền, ngày tháng), mở phần mềm quản lý của bạn và nhập vào các trường tương ứng. Nó tích hợp với các hệ thống hiện có ở cấp độ giao diện người dùng, không đòi hỏi những thay đổi phức tạp.
• Đối chiếu ngân hàng: Phần mềm có thể tự động so sánh các mục trong sao kê ngân hàng với các ghi chép kế toán, chỉ báo cáo những sai lệch cần đến sự kiểm tra của con người.
• Onboarding nhân viên mới: Một bot có thể tạo tài khoản người dùng mới, cấp phép sử dụng phần mềm và gửi email chào mừng chuẩn cho nhân viên mới, theo một kịch bản được thiết lập sẵn.

RPA là công cụ lý tưởng cho các quy trình ổn định với đầu vào và đầu ra có thể dự đoán được. Ưu điểm lớn của nó là khả năng tích hợp dễ dàng với các hệ thống hiện có trong công ty bạn.

Tự động hóa thông minh (Trí tuệ nhân tạo): Nhà tư vấn chiến lược

Khi một quy trình đòi hỏi nhiều hơn một hành động máy móc đơn giản, đây là lúc tự động hóa thông minh phát huy tác dụng, được vận hành bởi Trí tuệ nhân tạo (AI) và Học máy (Machine Learning - ML). Loại tự động hóa này không chỉ tuân theo các quy tắc, mà còn có khả năng phân tích dữ liệu, diễn giải các ngữ cảnh phi cấu trúc và thậm chí đưa ra các quyết định phức tạp.

Nếu RPA là cánh tay, thì AI là bộ não chiến lược biết học hỏi và thích nghi. Các nền tảng như Electe sử dụng chính những công cụ trí tuệ nhân tạo này để biến dữ liệu thô thành các phân tích dự đoán. Việc áp dụng những công cụ này giờ đây đã trở thành một thực tế phổ biến: khoảng 60% doanh nghiệp đang tích cực sử dụng các giải pháp tự động hóa, và tới 88% các tổ chức áp dụng AI trong ít nhất một chức năng kinh doanh. Bạn có thể tìm hiểu thêm qua các thống kê về tự động hóa doanh nghiệp này.

Khi nào nên dùng AI? Ví dụ về quy trình làm việc:

• Dự báo nhu cầu: Bằng cách phân tích dữ liệu bán hàng lịch sử, tính mùa vụ và xu hướng thị trường, một hệ thống AI có thể dự đoán sản phẩm nào sẽ bán chạy nhất, tối ưu hóa hàng tồn kho.
• Dịch vụ khách hàng thông minh: Một chatbot AI có thể hiểu các yêu cầu bằng ngôn ngữ tự nhiên của khách hàng, giải quyết các vấn đề phức tạp và, nếu cần, chuyển cuộc trò chuyện đến đúng nhân viên phụ trách.
• Phân tích cảm xúc: AI có thể phân tích hàng ngàn đánh giá trực tuyến hoặc email để hiểu ý kiến chung của khách hàng về một sản phẩm, cung cấp những thông tin chiến lược cho marketing.

Tự động hóa thông minh không chỉ tự hỏi "bây giờ tôi phải làm gì?", mà là "đâu là điều tốt nhất nên làm?". Nó phân tích dữ liệu lịch sử và theo thời gian thực để tối ưu hóa kết quả.

Để giúp bạn đưa ra quyết định, đây là một bảng so sánh thực tế.

So sánh thực tế giữa tự động hóa RPA và tự động hóa AI

Đặc điểmRobotic Process Automation (RPA)Tự động hóa thông minh (AI)

Loại công việc

Thực hiện các nhiệm vụ lặp đi lặp lại dựa trên các quy tắc rõ ràng.

Phân tích dữ liệu, nhận diện các mô hình và đưa ra quyết định.

Dữ liệu xử lý

Làm việc với dữ liệu có cấu trúc (ví dụ: các trường trong biểu mẫu).

Phân tích dữ liệu phi cấu trúc (ví dụ: email, hình ảnh).

Ví dụ thực tế

Sao chép dữ liệu từ tệp Excel sang CRM.

Phân tích đánh giá của khách hàng để hiểu được tâm lý của họ.

Mục tiêu

Tăng hiệu quả và giảm thiểu lỗi.

Tối ưu hóa và hỗ trợ ra quyết định chiến lược.

Đối với nhiều doanh nghiệp vừa và nhỏ, giải pháp chiến thắng thường là một cách tiếp cận lai (hybrid), trong đó RPA đảm nhận công việc thường nhật và AI can thiệp vào những hoạt động đòi hỏi phân tích, diễn giải và một chút trí tuệ. Để hiểu quy trình nào nên tự động hóa trước tiên, chúng tôi khuyên bạn nên tìm hiểu sâu hơn về quản lý quy trình kinh doanh.

Tự động hóa giúp tăng năng suất và lợi nhuận như thế nào?

Nói về automation in business không chỉ đơn giản là tiết kiệm thời gian. Đó là một động lực thực sự cho sự tăng trưởng. Những lợi ích này rất cụ thể, có thể đo lường được và lan tỏa như vết dầu loang trong mọi bộ phận, biến những gì hiện là chi phí vận hành thành cơ hội đầu tư.

Khi tự động hóa một quy trình, về cơ bản bạn đang xây dựng một hệ thống mạnh mẽ và đáng tin cậy hơn, có khả năng xử lý khối lượng công việc cao hơn nhiều mà không làm giảm chất lượng. Hãy cùng xem xét kỹ hơn những lợi ích chính.

Giảm thiểu đáng kể lỗi do con người gây ra.

Bất kỳ hoạt động thủ công nào, từ việc nhập liệu đơn giản đến kế toán, đều mang theo một rủi ro sai sót tự nhiên. Chỉ cần một sơ suất, một cặp số bị đảo ngược hay một lần sao chép-dán sai là đủ để gây ra những hậu quả tốn kém. Ngược lại, tự động hóa thực hiện các công việc với độ chính xác gần đạt 99,99%, đảm bảo dữ liệu sạch hơn và tuân thủ các quy định.

Dịch nghĩa: Giảm thiểu thời gian lãng phí vào việc sửa chữa sai sót và tăng độ tin cậy vào các số liệu sử dụng để đưa ra quyết định. Đối với bộ phận tài chính, điều này có nghĩa là việc quyết toán nhanh hơn và kiểm toán dễ dàng hơn.

Khai phá tiềm năng của đội ngũ bạn

Có lẽ lợi ích lớn nhất chính là ở điểm này: tác động tích cực đến con người. Khi bạn giải phóng nhân viên khỏi những công việc nhàm chán và lặp đi lặp lại, bạn không chỉ tiết kiệm được thời gian mà còn khai phá được tiềm năng thực sự của họ.

Con người có thể làm được mọi thứ mà máy móc không bao giờ làm được:

• Chăm sóc mối quan hệ với khách hàng: Có nhiều thời gian hơn để lắng nghe, thấu hiểu và giải quyết các vấn đề phức tạp.
• Phát triển chiến lược mới: Phân tích thị trường và tìm ra những cơ hội tăng trưởng tiềm ẩn.
• Đổi mới sản phẩm và dịch vụ: Sử dụng sự sáng tạo để mang đến cho khách hàng chính xác những gì họ tìm kiếm.

Sự thay đổi này tạo ra một môi trường làm việc năng động và thú vị hơn. Mọi người cảm thấy được trân trọng vì trí thông minh của họ, chứ không phải vì khả năng thực hiện các công việc máy móc.

Tối ưu hóa chi phí vận hành

Tăng hiệu quả và giảm thiểu lỗi dẫn đến một kết quả gần như hiển nhiên: giảm chi phí vận hành ròng. Tự động hóa cho phép bạn xử lý nhiều công việc hơn với cùng nguồn lực, thậm chí là ít hơn.

Tuy nhiên, việc tiết kiệm không chỉ liên quan đến chi phí nhân sự. Hãy xem xét việc quản lý hàng tồn kho chính xác hơn nhờ tự động hóa hàng tồn kho, giúp giảm lãng phí và chi phí kho bãi. Hoặc quản lý hóa đơn tự động, giúp ngăn ngừa việc thanh toán chậm và các khoản phạt tiềm tàng.

Tự động hóa biến các quy trình từ những trung tâm chi phí đơn thuần thành động cơ hiệu quả. Mỗi hoạt động được tối ưu hóa đều đóng góp trực tiếp vào việc cải thiện biên lợi nhuận.

Quyết định nhanh hơn, thông minh hơn

Cuối cùng, tự động hóa – đặc biệt khi tích hợp với một nền tảng phân tích như Electe – thay đổi triệt để cách bạn đưa ra quyết định. Có sẵn dữ liệu luôn được cập nhật, sạch sẽ và được phân tích theo thời gian thực nghĩa là bạn có thể hành động nhanh hơn và có cơ sở hơn.

Bạn không còn phải chờ báo cáo cuối tháng để hiểu tình hình bán hàng ra sao. Với Electe, bạn có thể có được các thông tin dự đoán chỉ trong một cú click, dự đoán trước xu hướng thị trường và phản ứng trước cả đối thủ cạnh tranh. Trong một thị trường vận hành với tốc độ nhanh, lợi thế này là vô giá. Tự động hóa trong kinh doanh nhờ đó trở thành trụ cột để xây dựng một văn hóa doanh nghiệp thực sự được dẫn dắt bởi dữ liệu.

Những ý tưởng tự động hóa thiết thực bạn có thể thử ngay bây giờ

Đủ lý thuyết rồi. Tự động hóa chỉ thể hiện giá trị thực sự khi giải quyết được một vấn đề cụ thể. Vì vậy, hãy cùng xem một vài ví dụ thực tế mà bạn có thể bắt đầu áp dụng ngay lập tức trong công ty của mình, để hiểu rằng tự động hóa không phải là một khái niệm trừu tượng, mà là một giải pháp hữu hình để tối ưu hóa công việc hàng ngày.

Những trường hợp sử dụng này đề cập đến các lĩnh vực quan trọng như tài chính và quản lý đơn hàng, nơi hiệu quả và độ chính xác là yếu tố then chốt.

Tự động hóa quy trình thanh toán công nợ: tạm biệt việc lập hóa đơn thủ công

Quản lý hóa đơn nhà cung cấp là một điểm nghẽn kinh điển. Nó đòi hỏi nhập liệu thủ công, kiểm tra chéo và vô số bước phê duyệt. Một hệ thống tự động hóa có thể thay đổi hoàn toàn quy trình làm việc này.

Hãy tưởng tượng tình huống này:

1. Thu nhận tự động: Một hóa đơn dạng PDF đến qua email. Hệ thống nhận diện và, sử dụng công nghệ OCR (Optical Character Recognition), trích xuất các dữ liệu chính: tên nhà cung cấp, số hóa đơn, số tiền, hạn thanh toán.
2. Nhập vào phần mềm quản lý: Những dữ liệu này được đưa trực tiếp vào phần mềm kế toán hoặc ERP của bạn. Một bản ghi nháp được tạo ra mà không ai cần phải nhấc tay.
3. Phê duyệt có hướng dẫn: Hệ thống khởi động một quy trình làm việc được xác định trước, gửi hóa đơn đến đúng người chịu trách nhiệm phê duyệt. Nếu số tiền vượt một ngưỡng nhất định, một cấp kiểm soát thứ hai sẽ tự động được kích hoạt.
4. Thanh toán và lưu trữ: Sau khi được phê duyệt, hóa đơn được xếp vào hàng đợi thanh toán và được lưu trữ dưới dạng số. Sẽ dễ dàng tìm lại nó cho bất kỳ kiểm tra nào trong tương lai.

Quy trình này không chỉ rút ngắn thời gian xử lý từ nhiều ngày xuống còn vài phút mà còn loại bỏ nguy cơ sai sót nhập liệu hoặc thanh toán trùng lặp.

Đối chiếu tài khoản ngân hàng không gây căng thẳng

Một công việc thiết yếu nhưng vô cùng lặp đi lặp lại khác: đối chiếu sổ sách ngân hàng. Với tự động hóa, công việc này có thể trở nên gần như vô hình.

Bạn có thể lập trình một phần mềm tự động kết nối với tài khoản ngân hàng trực tuyến của mình, tải xuống sao kê định kỳ và so sánh từng giao dịch với các bản ghi trong phần mềm kế toán. Nó tự động đối khớp số tiền và mô tả, giúp bạn thực hiện những công việc tốn nhiều thời gian.

Mục tiêu ở đây là chỉ làm nổi bật các trường hợp ngoại lệ. Thay vì kiểm tra hàng trăm dòng dữ liệu, đội ngũ tài chính của bạn chỉ cần xác minh một số ít sai lệch mà hệ thống không thể tự khớp được, giải phóng những giờ làm việc quý giá.

Quản lý đơn hàng thương mại điện tử: từ khi nhấp chuột đến khi giao hàng

Đối với một doanh nghiệp thương mại điện tử, tốc độ và độ chính xác trong quản lý đơn hàng là vô cùng quan trọng. Tự động hóa cho phép một quy trình liền mạch và tích hợp, từ bán hàng đến giao hàng.

Đây là cách thức hoạt động của một quy trình quản lý đơn hàng hoàn toàn tự động:

• Đơn hàng được nhận: Một khách hàng mua trên trang web của bạn. Hệ thống ghi nhận đơn hàng và ngay lập tức gửi email xác nhận.
• Cập nhật hàng tồn kho: Tình trạng sẵn có của sản phẩm được cập nhật theo thời gian thực trên tất cả các kênh bán hàng (trang web, marketplace, v.v.) để tránh việc bán hàng hóa mà bạn không còn.
• Thông báo cho kho hàng: Đơn hàng được truyền đến hệ thống quản lý kho, kèm theo tất cả các chi tiết cần thiết cho việc lấy hàng và đóng gói.
• Thông báo giao hàng: Ngay khi đơn vị vận chuyển nhận gói hàng, hệ thống gửi thông báo cho khách hàng kèm mã theo dõi.

Ở đây, tích hợp là từ khóa quan trọng. Những quy trình này hoạt động tốt nhất khi các hệ thống của bạn (CRM, ERP, nền tảng thương mại điện tử) có thể giao tiếp với nhau. Sử dụng các công cụ kết nối như Zapier có thể đơn giản hóa đáng kể việc trao đổi này, như chúng tôi giải thích trong bài viết về cách tích hợp Electe với hàng trăm ứng dụng.

Ngành tự động hóa công nghiệp của Ý, trong số các lĩnh vực khác, đã cho thấy khả năng phục hồi đáng kể, kết thúc năm 2023 với mức tăng trưởng doanh thu +4%. Điều này cho thấy các doanh nghiệp Ý đang đầu tư một cách chiến lược, tập trung vào chất lượng và hiệu quả của các quy trình. Nếu bạn muốn tìm hiểu sâu hơn, bạn có thể tham khảo những phân tích về tự động hóa công nghiệp tại Ý.

Cuối cùng, một nền tảng phân tích dữ liệu như... ELECTE Nó có thể trở thành "bộ não" giám sát hiệu suất của các quy trình tự động này, cung cấp cho bạn bảng điều khiển thời gian thực để ngay lập tức hiểu được các điểm nghẽn nằm ở đâu và bạn có thể cải thiện ở đâu hơn nữa.

Kế hoạch từng bước để triển khai tự động hóa

Việc đưa tự động hóa vào một công ty không giống như bật tắt công tắc. Đó là một quá trình chiến lược, một hành trình đòi hỏi một bản đồ chính xác. Mục tiêu không phải là thay đổi mọi thứ chỉ sau một đêm, mà là xây dựng lợi thế cạnh tranh từng bước một, bắt đầu từ những nơi có tác động rõ rệt nhất.

Áp dụng phương pháp có hệ thống không chỉ đảm bảo sự thành công của dự án mà còn đảm bảo sự đồng thuận của toàn đội và lợi tức đầu tư rõ ràng, có thể đong đếm được.

Giai đoạn 1: Xác định và lập bản đồ các quy trình

Bước đầu tiên, nền tảng, là hiểu cái gì cần được tự động hóa. Không phải quy trình nào cũng là ứng viên lý tưởng. Việc tìm kiếm phải bắt đầu từ những quy trình có những đặc điểm rất rõ ràng:

• Có tính lặp lại cao: Tất cả những hoạt động được thực hiện theo cùng một cách, ngày này qua ngày khác. Hãy nghĩ đến việc nhập dữ liệu hoặc tạo báo cáo hàng tuần.
• Dựa trên quy tắc rõ ràng: Các quy trình tuân theo một logic chặt chẽ kiểu "nếu điều này xảy ra, thì làm điều kia", không cần đến sự phán đoán, sáng tạo hay trực giác của con người.
• Dễ xảy ra lỗi do con người: Những nhiệm vụ mà chỉ cần một chút lơ đễnh cũng có thể gây ra vấn đề lớn. Việc đối chiếu kế toán là ví dụ hoàn hảo.
• Giá trị gia tăng thấp: Tất cả những công việc khiến nhân sự bận rộn, nhưng không đóng góp trực tiếp vào việc phát triển doanh nghiệp hay đổi mới.

Sau khi tìm được các ứng viên phù hợp, bước tiếp theo là lập sơ đồ quy trình làm việc của họ. Ai làm gì? Họ sử dụng phần mềm nào? Mất bao lâu? Phân tích này sẽ giúp bạn hiểu rõ các điểm nghẽn và cơ hội tối ưu hóa thực sự.

Bước 2: Xác định mục tiêu rõ ràng và có thể đo lường được

Nếu không có mục tiêu, tự động hóa chỉ là một bài tập đẹp mắt về mặt công nghệ. Câu hỏi cần đặt ra là: "Chúng ta thực sự muốn đạt được điều gì?" Đây là lúc các chỉ số hiệu suất chính (KPI) phát huy tác dụng, chúng phải cụ thể, đo lường được và thực tế.

Một số ví dụ cụ thể về mục tiêu được xác định rõ ràng:

• Giảm 30% thời gian xử lý hóa đơn nhà cung cấp trong vòng 6 tháng.
• Đưa lỗi nhập liệu thủ công đơn hàng thương mại điện tử về mức 0 trong quý tới.
• Giảm 50% số yêu cầu hỗ trợ cấp một được xử lý thủ công, nhờ một chatbot.

Những KPI này không chỉ dùng để đo lường thành công, mà còn để biện minh cho khoản đầu tư và tạo động lực cho đội ngũ. Suy cho cùng, sự hào hứng với tự động hóa cũng đang tăng lên tại Ý. Mặc dù ngành máy công cụ và robot cho thấy những tín hiệu dè dặt, mức tiêu thụ nội địa đã tăng 20,5% và lượng giao hàng trên thị trường trong nước đã tăng 32%. Bạn có thể tìm hiểu thêm trong những phân tích về thị trường tự động hóa của Ý.

Bước 3: Lựa chọn công nghệ phù hợp

Khi đã xác định rõ mục tiêu, việc lựa chọn công cụ phù hợp sẽ trở nên dễ dàng hơn nhiều. Như chúng ta đã thấy, không phải tất cả các công nghệ tự động hóa đều giống nhau.

Nếu mục tiêu của bạn là tăng tốc một hoạt động dựa trên các quy tắc cố định (như sao chép dữ liệu từ bảng tính này sang bảng tính khác), thì Robotic Process Automation (RPA) có lẽ là hướng đi đúng đắn. Ngược lại, nếu bạn cần phân tích dữ liệu không có cấu trúc hoặc đưa ra các quyết định phức tạp (như dự báo doanh số), thì bạn sẽ cần đến tự động hóa thông minh (AI).

Câu hỏi cần đặt ra không phải là "Công nghệ nào tốt nhất nói chung?", mà là "Công nghệ nào tốt nhất để giải quyết vấn đề cụ thể này?". Câu trả lời sẽ định hướng lựa chọn của bạn.

Ví dụ, biểu đồ thông tin này cho thấy cách tự động hóa có thể quản lý quy trình làm việc điển hình như đặt hàng thương mại điện tử, hợp nhất các bước khác nhau thành một quy trình liền mạch duy nhất.

Bạn có thể thấy rõ cách tự động hóa kết nối việc tiếp nhận đơn hàng, kiểm tra tồn kho và khởi tạo vận chuyển, giúp loại bỏ hoàn toàn sự chậm trễ và lỗi thủ công.

Giai đoạn 4: Bắt đầu với một dự án thí điểm

Hãy tránh cám dỗ tự động hóa mọi thứ cùng một lúc. Chiến lược tốt nhất là bắt đầu với một dự án thí điểm: một quy trình rủi ro thấp, tác động cao. Cách tiếp cận này cho phép bạn:

1. Thử nghiệm giải pháp ở quy mô nhỏ.
2. Đạt được một chiến thắng nhanh để chứng minh giá trị của tự động hóa.
3. Học hỏi từ những sai lầm mà không ảnh hưởng đến các hoạt động quan trọng.
4. Tạo sự đồng thuận và vượt qua các rào cản nội bộ bằng cách cho thấy kết quả cụ thể.

Một dự án thí điểm tuyệt vời có thể là tự động hóa việc gửi các báo cáo tiêu chuẩn hoặc quản lý yêu cầu nghỉ phép. Thành công của dự án này sẽ tạo dựng niềm tin cần thiết để thực hiện các dự án tham vọng hơn.

Giai đoạn 5: Lập kế hoạch mở rộng và giám sát

Sau khi dự án thí điểm thu được kết quả khả quan, đã đến lúc nghĩ đến những mục tiêu lớn hơn. Làm thế nào chúng ta có thể mở rộng tự động hóa này sang các bộ phận và quy trình khác?

Ở đây, việc giám sát liên tục trở nên vô cùng quan trọng. Sử dụng một nền tảng phân tích dữ liệu như Electe cho phép bạn phân tích hiệu suất của các quy trình đã được tự động hóa. Luôn theo dõi sát các KPI đã được xác định từ đầu và không bao giờ ngừng tìm kiếm những lĩnh vực có thể cải thiện thêm. Tự động hóa trong kinh doanh không phải là điểm đến, mà là một chu trình tối ưu hóa liên tục.

Giải đáp những câu hỏi thường gặp nhất về tự động hóa

Đưa tự động hóa vào doanh nghiệp là một bước tiến lớn. Việc có những nghi ngờ và thắc mắc là điều bình thường. Trên thực tế, đó là một dấu hiệu tốt: điều đó có nghĩa là bạn đang nghiêm túc với việc này. Hãy cùng tìm hiểu những nỗi lo lắng phổ biến nhất mà chúng tôi thường nghe được khi trò chuyện với các doanh nghiệp vừa và nhỏ, bác bỏ một số quan niệm sai lầm bằng những câu trả lời rõ ràng và trực tiếp.

"Nhưng tự động hóa chẳng phải sẽ làm mất việc làm sao?"

Đây là mối lo ngại số một, luôn xuất hiện đầu tiên. May mắn thay, thực tế lại đáng khích lệ hơn nhiều so với những gì người ta nghĩ. Mục tiêu của tự động hóa trong doanh nghiệp chưa bao giờ là thay thế con người, mà là nâng cao năng lực của họ. Đó là vấn đề nâng cao kỹ năng, chứ không phải xóa bỏ chúng.

Khi phần mềm đảm nhận các công việc máy móc và lặp đi lặp lại, như nhập liệu hoặc đối chiếu hóa đơn, con người cuối cùng cũng có thể tập trung vào các hoạt động mang tính chiến lược, sáng tạo và nhân văn hơn: cải thiện mối quan hệ khách hàng, phân tích thị trường mới, phát triển sản phẩm đột phá. Tự động hóa không loại bỏ công việc; nó biến đổi công việc theo hướng tốt hơn.

Tự động hóa quản lý các tác vụ, con người quản lý việc kinh doanh. Kết quả là một đội ngũ có động lực hơn và tập trung vào tăng trưởng, thay vì vào những công việc lặp đi lặp lại.

"Chi phí thực tế để bắt đầu là bao nhiêu?"

Một huyền thoại khác cần được xóa bỏ: ý tưởng cho rằng tự động hóa đòi hỏi những khoản đầu tư ban đầu quá lớn. Điều này có lẽ đúng cách đây mười năm, nhưng ngày nay không còn như vậy nữa. Công lao thuộc về các mô hình kinh doanh linh hoạt như Software-as-a-Service (SaaS).

Những giải pháp này không bắt buộc bạn phải mua giấy phép đắt tiền hoặc xây dựng cơ sở hạ tầng từ đầu. Chúng hoạt động với phí hàng tháng, có thể mở rộng dựa trên nhu cầu thực tế của bạn. Bạn có thể bắt đầu từ quy mô nhỏ, tự động hóa một quy trình duy nhất—như quản lý hóa đơn mua hàng—để chứng minh lợi tức đầu tư (ROI) với mức đầu tư tối thiểu. Chỉ khi đó, nếu các con số chứng minh bạn đúng, hãy quyết định xem có nên và làm thế nào để mở rộng việc áp dụng.

"Mất bao lâu để thấy được kết quả đầu tiên?"

Việc phải chờ đợi hàng tháng, thậm chí hàng năm để thấy được lợi nhuận đầu tư có thể khiến nhiều người nản lòng. May mắn thay, đối với nhiều quy trình được xác định rõ ràng, lợi ích sẽ đến nhanh hơn nhiều.

Đối với các hoạt động như quản lý đơn hàng hay đối chiếu ngân hàng, những kết quả cụ thể đầu tiên — thời gian tiết kiệm được, hiệu quả vận hành, giảm mạnh sai sót — xuất hiện chỉ sau vài tuần. Chìa khóa là bắt đầu với một dự án thí điểm có mục tiêu rõ ràng và tập trung. Thành công ban đầu tạo ra sự hào hứng (và ngân sách) để thực hiện bước tiếp theo.

"Công ty tôi quá nhỏ để tự động hóa, phải không?"

Đây có lẽ là quan niệm sai lầm lớn nhất. Tự động hóa không phải là một thứ xa xỉ chỉ dành cho các tập đoàn lớn; trên thực tế, ở một số khía cạnh, chính các doanh nghiệp vừa và nhỏ (SMEs) mới là những đối tượng hưởng lợi trực tiếp và đáng kể nhất.

Trong khi các công ty lớn thường bị cản trở bởi các quy trình phức tạp và bộ máy quan liêu nội bộ, các doanh nghiệp vừa và nhỏ (SME) có thể triển khai các giải pháp tự động hóa một cách linh hoạt và hiệu quả hơn nhiều. Điều này cho phép họ ngay lập tức trở nên cạnh tranh hơn, phản ứng nhanh nhạy hơn và linh hoạt hơn, thu hẹp khoảng cách với các đối thủ lớn hơn nhưng kém năng động hơn. Tự động hóa là đòn bẩy cho phép SME hoạt động với hiệu quả của một công ty lớn trong khi vẫn duy trì được sự linh hoạt của mình.

Bạn muốn biến dữ liệu của mình thành các quyết định chiến lược với sự hỗ trợ của tự động hóa? Với Electe, bạn có thể bắt đầu thấy ngay những lợi ích của phân tích được tăng cường bởi AI.
Bắt đầu dùng thử miễn phí ngay →