Đừng Lát Đường theo Lối Mòn Bò: Từ… · ELECTE

Một bài học quy hoạch đô thị từ thế kỷ XVII có thể cứu chiến lược AI của bạn như thế nào

Câu chuyện đã thay đổi mọi thứ

Hãy tưởng tượng Boston vào năm 1630. Một cộng đồng Thanh giáo trẻ tuổi trải dài trên một bán đảo đá, nơi đường xá chưa có và gia súc được tự do rong ruổi trên đồng cỏ và đồi núi. Những chú bò, với trí tuệ thực dụng của loài vật, đã tạo ra những con đường tự nhiên theo cách ít cản trở nhất: men theo những tảng đá lớn, tránh đầm lầy, nối liền đồng cỏ và các hố nước.

Nhiều thập kỷ sau, khi những người sáng lập thành phố phải đối mặt với nhu cầu xây dựng một hệ thống đường bộ, họ đã đưa ra một quyết định có vẻ hợp lý: thay vì thiết kế một mạng lưới hợp lý và có trật tự ngay từ đầu, họ chỉ đơn giản lát đá lên những con đường đã có sẵn vật nuôi tạo ra.

Kết quả ra sao? Mê cung hỗn loạn của những con phố quanh co vẫn là nét đặc trưng của trung tâm thành phố Boston ngày nay, nơi phố Washington quanh co như một dòng sông hoang dã và ngay cả những thiết bị GPS tinh vi nhất đôi khi cũng phải chịu thất vọng.

Nguồn lịch sử: Câu chuyện này được ghi lại trong bài thơ "The Calf-Path" của Sam Walter Foss (1858-1911), kể chính xác về việc những lối mòn do một con bê tạo ra sau này đã trở thành đường phố của một thành phố như thế nào.¹

Khi hiệu quả trở thành kém hiệu quả

Câu chuyện về Boston thật hấp dẫn vì nó minh họa hoàn hảo một nghịch lý: những gì hiệu quả ở cấp độ địa phương và trước mắt có thể trở thành thảm họa ở quy mô lớn hơn và trong dài hạn. Những con bò đã đúng khi đi theo con đường ít trở ngại nhất cho mục đích trước mắt của chúng, nhưng những lối mòn đó không được thiết kế cho xe ngựa, ô tô, xe tải hay xe buýt đô thị.

Bài học ở đây rất sâu sắc: không phải mọi thứ phát triển một cách tự nhiên đều là tối ưu cho tương lai.

Phép loại suy trong kinh doanh: Khi quy trình trở thành đường dẫn

Trong các công ty hiện đại, "đường dành cho bò" xuất hiện khắp nơi. Đây là những quy trình được phát triển tự nhiên theo thời gian. Như Jim Highsmith giải thích: *"Trong thế giới CNTT, 'lát đường dành cho bò' có nghĩa là tự động hóa một quy trình kinh doanh hiện tại, mà không cần suy nghĩ nhiều về hiệu quả hay hiệu suất của nó."²

Biểu mẫu phải được in ra, ký tên, quét lại và gửi lại qua email
Cuộc họp hàng tuần mà không ai nhớ tại sao lại bắt đầu, nhưng "chúng ta vẫn luôn làm như vậy"
Tệp Excel được chia sẻ giữa 15 người đóng vai trò "cơ sở dữ liệu" của công ty
Quy trình phê duyệt phải qua 7 người khác nhau, trong đó 3 người thậm chí không biết tại sao họ phải ký

Những quá trình này được hình thành giống như những con đường mòn của bò: đi theo con đường ít cản trở nhất vào thời điểm cụ thể chúng được sinh ra. Nhưng giờ đây, trong thời đại kỹ thuật số, việc tiếp tục đi theo chúng có thể gây ra hậu quả tai hại.

Cám dỗ lớn: Trải đường cho bò

Khi các doanh nghiệp quyết định "số hóa", họ thường rơi vào cùng một cái bẫy như những người sáng lập Boston. Họ lấy các quy trình hiện có và "trải nhựa" chúng bằng công nghệ:

Digitization: Trải Nhựa Con Đường Mòn

"Chúng ta vẫn luôn điền mẫu này bằng tay à? Tuyệt, hãy tạo một tệp PDF có thể điền được!"

Đây là digitization: chuyển đổi dữ liệu tương tự sang dạng số mà không thay đổi bất cứ điều gì thực chất. Như Gartner định nghĩa: "Digitization là quá trình chuyển đổi thông tin tương tự sang định dạng số"³. Điều này giống như trải nhựa con đường mòn của con bò - nó trở nên mượt hơn, nhưng vẫn quanh co và kém hiệu quả.

Chi Phí Ẩn Của Sự Trì Trệ

Một công ty sản xuất mà tôi biết có quy trình kiểm soát chất lượng gồm 14 bước khác nhau, được phát triển dần dần vào những năm 1980 và 1990. Khi họ "số hóa" quy trình, họ chỉ cần chuyển tất cả 14 bước sang máy tính bảng. Quy trình được cải thiện nhanh hơn, nhưng về cơ bản vẫn thiếu hợp lý: 8 trong số các bước đó bị trùng lặp hoặc lỗi thời.

Sự chuyển đổi thực sự: Số hóa so với số hóa

Digitalization: Quy Hoạch Thành Phố Của Tương Lai

Số hóa thực sự có nghĩa là làm những gì Boston nên làm: hướng tới mục tiêu cuối cùng và thiết kế ngay từ đầu cách tốt nhất để đạt được mục tiêu đó.

Theo bảng thuật ngữ của Gartner: "Digitalization là việc sử dụng các công nghệ số để thay đổi một mô hình kinh doanh và mang lại những cơ hội giá trị và doanh thu mới; đó là quá trình chuyển đổi sang kinh doanh số"⁴.

Ví dụ về digitalization thực sự:

Netflix không số hóa việc cho thuê băng đĩa; họ đã tái định hình hoàn toàn giải trí tại nhà
Amazon không số hóa các danh mục giấy; họ đã tái phát minh thương mại

Sự Khác Biệt Then Chốt

Digitization: "Làm sao chúng ta có thể làm những gì chúng ta đang làm, nhưng theo cách số hóa?"
Digitalization: "Chúng ta thực sự đang cố gắng đạt được điều gì, và cách tốt nhất để đạt được điều đó trong thời đại số là gì?"

AI và sự cám dỗ của siêu vỉa hè

Ngày nay, chúng ta đang chứng kiến một làn sóng mới của "paving the cow path" với trí tuệ nhân tạo. Các doanh nghiệp lấy những quy trình kém hiệu quả và tăng cường chúng bằng AI, tạo ra thứ mà chúng ta có thể gọi là "siêu trải nhựa".

Như Harvard Business Review đã chỉ ra: "Ý tưởng về tái thiết kế quy trình kinh doanh đang quay trở lại, lần này được dẫn dắt bởi trí tuệ nhân tạo. Vào những năm 90, việc triển khai hệ thống ERP và internet đã cho phép thay đổi các quy trình kinh doanh, nhưng những kỳ vọng về thay đổi triệt để thường không được đáp ứng. Tuy nhiên, AI cho phép đưa ra quyết định tốt hơn, nhanh hơn và tự động hóa"⁵.

Ví Dụ Về AI Cow Path Paving:

Sử dụng ChatGPT để viết email nhanh hơn trong một quy trình giao tiếp cần đến 12 email để đưa ra một quyết định đơn giản
Triển khai AI để phân tích các báo cáo mà không ai thực sự đọc
Tự động hóa bằng machine learning các quy trình phê duyệt lẽ ra không nên tồn tại

Kết Quả

Những quy trình kém hiệu quả hiện nay diễn ra nhanh hơn và chính xác hơn.

Phương pháp Con đường Chống Bò

1. Obliterate → Integrate → Automate

Trước khi triển khai bất kỳ công nghệ nào, hãy làm theo thứ tự sau theo phương pháp của Michael Hammer⁶:

Obliterate: Loại bỏ mọi thứ không mang lại giá trị thực sự

‍Integrate: Kết nối các quy trình còn lại thành các luồng logic

‍Automate: Chỉ đến cuối cùng, mới áp dụng công nghệ

Như Hammer đã viết: "Đã đến lúc ngừng trải nhựa các lối mòn của những con bò. Thay vì đưa các quy trình lỗi thời vào silicon và phần mềm, chúng ta nên xóa bỏ chúng và bắt đầu lại từ đầu"⁷.

2. Cách Tiếp Cận Greenfield và Brownfield

Những thuật ngữ này, được mượn từ quy hoạch đô thị và kỹ thuật phần mềm, định nghĩa hai cách tiếp cận hoàn toàn khác nhau⁸:

Brownfield (Trải nhựa con đường mòn):

Giữ nguyên hiện trạng và bổ sung công nghệ
Nhanh hơn trong ngắn hạn
Duy trì những kém hiệu quả

Greenfield (Thiết kế từ đầu):

Bắt đầu với một tấm bảng trắng
Rủi ro hơn nhưng có tiềm năng đột phá
Cho phép khai thác trọn vẹn các khả năng mới

Như McKinsey đã chỉ ra: "Trong khi 90% doanh nghiệp đã bắt đầu một hình thức chuyển đổi số nào đó, chỉ một phần ba lợi ích doanh thu kỳ vọng đã được hiện thực hóa"⁹.

3. Những Câu Hỏi Đúng

Trước khi triển khai bất kỳ công nghệ nào, hãy hỏi:

"Tại sao chúng ta lại thực hiện quy trình này?"
"Điều gì sẽ xảy ra nếu chúng ta ngừng làm việc này?"
"Nếu phải thiết kế lại từ đầu ngay hôm nay, nó sẽ như thế nào?"
"Những ràng buộc nào của quá khứ không còn tồn tại nữa?"

Nghiên cứu tình huống: Khi nào nên tránh con đường trả tiền

Trường Hợp 1: Ngân Hàng Tái Thiết Kế Quy Trình Cho Vay

Một ngân hàng châu Âu đã áp dụng quy trình phê duyệt khoản vay kéo dài 45 ngày và bao gồm 12 bước khác nhau. Thay vì số hóa quy trình hiện tại, họ đã thiết kế lại hoàn toàn:

Trước: 45 ngày, 12 bước, 73% hồ sơ được duyệt
Sau: 24 giờ, 3 bước, 81% hồ sơ được duyệt

Bí quyết là gì? Họ nhận ra rằng 90% các biện pháp kiểm soát là thừa và AI có thể đánh giá rủi ro chính xác hơn sáu phòng ban khác nhau.

Trường Hợp 2: Bệnh Viện Loại Bỏ Hàng Chờ

Một bệnh viện ở Ý có thời gian chờ đợi lên đến bốn tiếng đồng hồ tại phòng cấp cứu. Thay vì số hóa hệ thống xếp hàng, họ đã thiết kế lại hoàn toàn quy trình xếp hàng của bệnh nhân:

Phân loại dự đoán dựa trên AI
Lộ trình khác biệt theo từng loại
Giám sát khối lượng công việc theo thời gian thực

Kết quả: Thời gian chờ giảm 80%, mức độ hài lòng của bệnh nhân tăng 60%.

Ba cái bẫy hiện đại của con đường bò

1. Cái Bẫy Của Sự Quen Thuộc

"Nhân viên của chúng tôi đã quen với điều đó" là kẻ giết chết sự đổi mới một cách tinh vi nhất. Nó giống như việc nói rằng những con bò đã quen với đường đi của chúng.

2. Cái Bẫy Của Khoản Đầu Tư Chìm

Câu nói “Chúng ta đã đầu tư rất nhiều vào hệ thống này” bỏ qua thực tế là việc tiếp tục đi sai đường sẽ khuếch đại lỗi.

3. Cái Bẫy Của Sự Phức Tạp Giả Tạo

Câu nói “Quá phức tạp để thay đổi mọi thứ” thường ẩn chứa nỗi sợ thừa nhận rằng quy trình hiện tại không có ý nghĩa gì.

Khung chống bò cho chuyển đổi số

Analyze - Phân Tích Kết Quả Mong Muốn

Đừng bắt đầu bằng công nghệ, hãy bắt đầu bằng mục tiêu kinh doanh.

Navigate - Vượt Qua Các Ràng Buộc Hiện Tại

Hãy tự hỏi: "Nếu tôi là một công ty mới thành lập hôm nay, tôi sẽ giải quyết vấn đề này như thế nào?"

Transform - Chuyển Đổi, Không Chỉ Dịch Lại

Thiết kế lại quy trình cho thời đại số, chứ không phải chuyển đổi chúng sang kỹ thuật số.

Implement - Triển Khai Theo Giai Đoạn

Sử dụng phương pháp tiếp cận gia tăng nhưng có tầm nhìn cấp tiến.

Check - Kiểm Tra Hiệu Quả

Đo lường không chỉ hiệu quả mà còn hiệu quả tổng thể.

Optimize - Tối Ưu Hóa Liên Tục

Quá trình chuyển đổi không bao giờ kết thúc.

Watch - Quan Sát Để Tìm Hướng Đi Mới

Hãy cẩn thận để không hình thành những "con đường bò" tự phát mới.

AI là một Kiến trúc sư, không phải là một Công nhân

Trí tuệ nhân tạo có thể là công cụ tốt nhất để mở đường cho bò (khiến chúng cực kỳ hiệu quả nhưng về cơ bản vẫn có sai sót) hoặc là kiến trúc sư tốt nhất để thiết kế các thành phố trong tương lai.

Như Diễn đàn Kinh tế Thế giới nhấn mạnh: "Để phát huy hết tiềm năng, AI phải nói được ngôn ngữ của doanh nghiệp, phải hiểu cách công việc vận hành và cần có process intelligence"¹⁰.

Sự khác biệt nằm ở cách tiếp cận:

AI như Người Lao Động (Trải nhựa con đường mòn):

"Làm thế nào chúng ta có thể sử dụng AI để thực hiện quy trình này nhanh hơn?"
Tự động hóa các hoạt động hiện có
Cải tiến từng bước

AI với vai trò Kiến trúc sư (Quy hoạch Đô thị):

"Làm thế nào chúng ta có thể suy nghĩ lại hoàn toàn về kết quả kinh doanh này?"
Định nghĩa lại chính vấn đề
Chuyển đổi triệt để

Lòng can đảm để phá hủy

Bài học sâu sắc nhất trong lịch sử Boston không phải là bài học kỹ thuật mà là bài học tâm lý: cần phải có lòng can đảm để thừa nhận rằng con đường chúng ta đang đi không nhất thiết là con đường tốt nhất.

Trong công ty, điều này có nghĩa là:

Đặt câu hỏi về các quy trình "bất khả xâm phạm"
Chấp nhận rằng "chúng ta luôn làm như vậy" không phải là một lý do chính đáng
Đầu tư vào những thay đổi có thể không mang lại kết quả ngay lập tức
Chống lại cám dỗ của giải pháp nhanh chóng

Kết luận: Thiết kế đường cho tương lai

Ngày nay, khi đứng trước những khả năng vô hạn của AI và số hóa, chúng ta có một lựa chọn: chúng ta có thể làm như những người sáng lập Boston đã làm và mở đường cho những con đường hiện có, hoặc chúng ta có thể can đảm thiết kế các thành phố của tương lai.

Lần tới khi bạn nghe cụm từ "hãy số hóa quy trình này", hãy dừng lại và tự hỏi: "Chúng ta đang thiết kế một con đường hiện đại hay đang lát đường cho bò?"

Tương lai thuộc về những ai đủ can đảm từ bỏ lối mòn và vạch ra những con đường mới. Ngay cả khi điều đó có nghĩa là phải thừa nhận rằng loài bò, dù khôn ngoan đến đâu, cũng không phải là những nhà quy hoạch đô thị.

"Đã đến lúc ngừng lát đường theo lối mòn của bò. Thay vì đưa các quy trình lỗi thời vào silicon và phần mềm, chúng ta nên xóa bỏ chúng và bắt đầu lại từ đầu. Chúng ta nên 'tái cấu trúc' doanh nghiệp của mình: sử dụng sức mạnh của công nghệ thông tin hiện đại để thiết kế lại triệt để các quy trình kinh doanh của chúng ta nhằm đạt được những cải tiến vượt bậc về hiệu suất của chúng." - Michael Hammer, Harvard Business Review, 1990¹¹

Nguồn và Tài liệu tham khảo

Stack Exchange English Language & Usage: https://english.stackexchange.com/questions/44800/what-does-don-t-pave-the-cow-path-mean-in-this-context" id="">https://english.stackexchange.com/questions/44800/what-does-don-t-pave-the-cow-path-mean-in-this-context
AgileConnection - Paving Cow Paths: https://www.agileconnection.com/article/paving-cow-paths
SAP - Digitization vs Digitalization: https://www.sap.com/products/erp/digitization-vs-digitalization.html
SAP - Digitization vs Digitalization (Gartner definition): https://www.sap.com/products/erp/digitization-vs-digitalization.html
Harvard Business Review - How AI Is Helping Companies Redesign Processes: https://hbr.org/2023/03/how-ai-is-helping-companies-redesign-processes
The Digital Leader - Is Your AI Plan Just Paving the Cow Paths?: https://thedigitalleader.substack.com/p/is-your-ai-plan-just-paving-the-cow
Harvard Business Review - Reengineering Work: Don't Automate, Obliterate: https://hbr.org/1990/07/reengineering-work-dont-automate-obliterate
Synoptek - Greenfield vs Brownfield Software Development: https://synoptek.com/insights/it-blogs/greenfield-vs-brownfield-software-development/
McKinsey - Rewired to Outcompete: https://www.mckinsey.com/capabilities/mckinsey-digital/our-insights/rewired-to-outcompete
World Economic Forum - How to use process intelligence and AI to rewire businesses: https://www.weforum.org/stories/2024/01/process-intelligent-ai-rewire-business-sustainable-transformation/
Harvard Business Review - Reengineering Work: Don't Automate, Obliterate (1990): https://hbr.org/1990/07/reengineering-work-dont-automate-obliterate