ユーザー権限は、組織の各メンバーがアカウント内で閲覧・操作できる範囲を制御します。適切なアクセスレベルを割り当てることで、機密情報を保護しつつ、チームメンバーが業務に必要な権限を確実に持てるようにします。
ユーザーアクセスはアカウント設定から管理でき、チームメンバーの役割が変わったときにはいつでも権限を更新できます。
前提条件
ユーザー権限を管理する前に、以下を確認してください。
- アカウントの管理者アクセス権を持っていること
- アクセスが必要なユーザーを把握していること
- 各ユーザーに必要なアクセスレベルを理解していること
- 新規メンバーを招待する場合は、そのユーザーのメールアドレスを持っていること
ヒント: ユーザーには、その役割に必要な権限のみを付与してください。責任範囲が変わった場合は、後からアクセス権を増減できます。
新規ユーザーを招待する
1. ユーザー管理を開く
アカウントにサインインし、サイドバーのWorkspaceをクリックします。
Team Membersに移動します。
2. ユーザーを追加する
Invite Team Memberをクリックします。
ユーザーのメールアドレスを入力し、適切なアクセスレベルを選択します。
任意: 招待するユーザー宛にメッセージを添えることもできます。
3. アクセスレベルを選択する
ユーザーの担当業務に合ったロールを選択します。
例:
- Admin — ユーザー、権限、ワークスペース設定を管理できます。
- Member — コンテンツやデータの作成・変更はできますが、組織全体の設定は管理できません。
4. 招待を送信する
ユーザーのメールアドレスとアクセスレベルを確認し、Send invitationをクリックします。
ユーザーは招待メールを受け取り、指示に従ってワークスペースに参加できます。
ユーザーの権限を変更する
担当業務が変わった場合、ユーザーのアクセスレベルを更新できます。
- Workspace → Team Membersに移動します。
- 更新したいユーザーを見つけます。
- ⋮ メニューをクリックします。
- Make Member / Make Adminをクリックします。
ユーザーアクセスの削除
ワークスペースへのアクセスが不要になった場合は、速やかにアクセス権を削除してください。
- Workspace → Team Members を開きます。
- 対象のユーザーを見つけます。
- 名前の横にある ⋮ メニューを開きます。
- Remove Member をクリックします。
ヒントとよくある間違い
最小権限の原則に従う
ユーザーには業務に必要な最小限のアクセス権のみを付与してください。必要のない限り、管理者権限を割り当てることは避けましょう。
権限を定期的に見直す
特にチームの変更、昇進、担当業務の変更があった際には、定期的にユーザーリストを確認してください。
非アクティブなユーザーを削除する
組織に所属していない、またはアクセスが不要になったユーザーのアクセス権を有効なままにしておかないでください。
管理者アクセスには注意する
管理者権限を持つユーザーは、セキュリティ設定の変更、他のユーザーの管理、機密情報へのアクセスが可能になります。必要な場合にのみ付与してください。
役割変更後にアクセス権を確認する
ユーザーの担当業務が変更された際は、新たに必要な権限と、もはや不要になった権限の両方を見直してください。
ベストプラクティス: ユーザーリストとアクセスレベルを常に最新の状態に保ちましょう。定期的な権限の見直しにより、不要なアクセスを減らし、機密情報が必要な人だけに提供されるようにできます。