Kullanıcı izinleri, organizasyonunuzdaki her üyenin hesabınızda neleri görüp neler yapabileceğini belirler. Doğru erişim düzeyini atamak, hassas bilgileri korurken ekip üyelerinin işlerini yapmak için ihtiyaç duydukları izinlere sahip olmasını sağlar.
Kullanıcı erişimini hesap ayarlarınızdan yönetebilir ve bir ekip üyesinin sorumlulukları değiştiğinde izinleri güncelleyebilirsiniz.
Ön Koşullar
Kullanıcı izinlerini yönetmeden önce şunlardan emin olun:
- Hesap üzerinde yönetici erişiminiz var
- Hangi kullanıcıların erişime ihtiyacı olduğunu biliyorsunuz
- Her kullanıcının hangi erişim düzeyine ihtiyaç duyduğunu anlıyorsunuz
- Yeni bir üye davet ediyorsanız, kullanıcının e-posta adresine sahipsiniz
İpucu: Kullanıcılara yalnızca rolleri için gerekli izinleri verin. Sorumlulukları değiştiğinde erişimi daha sonra artırabilir veya azaltabilirsiniz.
Yeni Bir Kullanıcı Davet Etme
1. Kullanıcı Yönetimini Açın
Hesabınıza giriş yapın ve kenar çubuğunda Çalışma Alanı öğesine tıklayın.
Ekip Üyeleri bölümüne gidin.
2. Bir kullanıcı ekleyin
Ekip Üyesini Davet Et seçeneğine tıklayın.
Kullanıcının e-posta adresini girin ve uygun erişim düzeyini seçin.
İsteğe bağlı: Davet edilen kişi için kişisel bir mesaj ekleyebilirsiniz.
3. Bir erişim düzeyi seçin
Kullanıcının sorumluluklarına uygun rolü seçin.
Örneğin:
- Yönetici — Kullanıcıları, izinleri ve çalışma alanı ayarlarını yönetebilir.
- Üye — İçerik veya veri oluşturabilir ve değiştirebilir ancak organizasyon genelindeki ayarları yönetemez.
4. Daveti gönderin
Kullanıcının e-posta adresini ve erişim düzeyini gözden geçirin, ardından Davetiye gönder seçeneğine tıklayın.
Kullanıcı bir davet alacak ve çalışma alanına katılmak için talimatları izleyebilecektir.
Bir Kullanıcının İzinlerini Değiştirme
Bir kullanıcının sorumlulukları değiştiğinde erişim düzeyini güncelleyebilirsiniz.
- Çalışma Alanı → Ekip Üyeleri bölümüne gidin.
- Güncellemek istediğiniz kullanıcıyı bulun.
- ⋮ menüsüne tıklayın.
- Üye Oluştur / Üye Yönetici seçeneğine tıklayın.
Kullanıcı Erişimini Kaldırma
Birisinin artık çalışma alanınıza erişime ihtiyacı kalmadığında, erişimini derhal kaldırın.
- Çalışma Alanı → Ekip Üyeleri bölümünü açın.
- Kullanıcıyı bulun.
- Adının yanındaki ⋮ menüsünü açın.
- Üyeyi Sil seçeneğine tıklayın.
İpuçları ve Sık Yapılan Hatalar
En az yetki ilkesini uygulayın
Kullanıcılara işlerini yapmak için gereken minimum düzeyde erişim verin. Gerekli olmadıkça yönetici izinleri atamaktan kaçının.
İzinleri düzenli olarak gözden geçirin
Kullanıcı listenizi belirli aralıklarla, özellikle ekip değişikliklerinden, terfilerden veya sorumluluk değişikliklerinden sonra kontrol edin.
Etkin olmayan kullanıcıları kaldırın
Artık kuruluşunuzla çalışmayan veya erişime ihtiyacı kalmayan kullanıcılar için erişimi etkin bırakmayın.
Yönetici erişimine dikkat edin
Yönetici izinleri, kullanıcıların güvenlik ayarlarını değiştirmesine, diğer kullanıcıları yönetmesine veya hassas bilgilere erişmesine olanak tanıyabilir. Bu izinleri yalnızca gerekli olduğunda atayın.
Rol değişikliklerinden sonra erişimi kontrol edin
Bir kullanıcının sorumlulukları değiştiğinde, hem yeni izinlerini hem de artık ihtiyaç duymadığı izinleri gözden geçirin.
En İyi Uygulama: Kullanıcı listenizi ve erişim düzeylerinizi güncel tutun. Düzenli izin incelemeleri gereksiz erişimi azaltır ve hassas bilgilerin yalnızca ihtiyacı olan kişiler tarafından erişilebilir olmasını sağlamaya yardımcı olur.