Gebruikersrechten bepalen wat elk lid van uw organisatie kan zien en doen in uw account. Door het juiste toegangsniveau toe te wijzen, beschermt u gevoelige informatie en zorgt u ervoor dat teamleden de rechten hebben die ze nodig hebben om hun werk te doen.
U kunt gebruikerstoegang beheren vanuit uw accountinstellingen en rechten bijwerken wanneer de verantwoordelijkheden van een teamlid veranderen.
Vereisten
Voordat u gebruikersrechten beheert, zorg ervoor dat u:
- Beheerderstoegang tot het account heeft
- Weet welke gebruikers toegang nodig hebben
- Begrijpt welk toegangsniveau elke gebruiker nodig heeft
- Het e-mailadres van de gebruiker heeft als u een nieuw lid uitnodigt
Tip: Geef gebruikers alleen de rechten die ze nodig hebben voor hun functie. U kunt de toegang later uitbreiden of beperken als hun verantwoordelijkheden veranderen.
Een nieuwe gebruiker uitnodigen
1. Gebruikersbeheer openen
Log in op uw account en klik op Workspace in de zijbalk.
Ga naar Teamleden.
2. Een gebruiker toevoegen
Klik op Teamlid uitnodigen.
Voer het e-mailadres van de gebruiker in en selecteer het juiste toegangsniveau.
Optioneel: U kunt een persoonlijk bericht voor de genodigde toevoegen.
3. Een toegangsniveau selecteren
Kies de rol die overeenkomt met de verantwoordelijkheden van de gebruiker.
Bijvoorbeeld:
- Beheerder — Kan gebruikers, rechten en workspace-instellingen beheren.
- Lid — Kan content of gegevens maken en wijzigen, maar kan geen organisatiebrede instellingen beheren.
4. De uitnodiging verzenden
Controleer het e-mailadres en toegangsniveau van de gebruiker en klik vervolgens op Uitnodiging verzenden.
De gebruiker ontvangt een uitnodiging en kan de instructies volgen om lid te worden van de workspace.
Rechten van een gebruiker wijzigen
U kunt het toegangsniveau van een gebruiker bijwerken wanneer diens verantwoordelijkheden veranderen.
- Ga naar Workspace → Teamleden.
- Zoek de gebruiker die u wilt bijwerken.
- Klik op het ⋮ menu.
- Klik op Lid maken / Beheerder maken.
Gebruikerstoegang verwijderen
Wanneer iemand geen toegang meer nodig heeft tot uw werkruimte, verwijder dan direct diens toegang.
- Open Werkruimte → Teamleden.
- Zoek de gebruiker op.
- Open het ⋮ menu naast diens naam.
- Klik op Lid verwijderen.
Tips en veelgemaakte fouten
Hanteer het principe van de minste privileges
Geef gebruikers het minimale toegangsniveau dat nodig is om hun werk uit te voeren. Ken beheerdersrechten alleen toe wanneer dat noodzakelijk is.
Controleer machtigingen regelmatig
Controleer periodiek uw gebruikerslijst, vooral na teamwijzigingen, promoties of veranderingen in verantwoordelijkheden.
Verwijder inactieve gebruikers
Laat toegang niet ingeschakeld staan voor gebruikers die niet meer bij uw organisatie werken of geen toegang meer nodig hebben.
Wees voorzichtig met beheerderstoegang
Beheerdersrechten kunnen gebruikers in staat stellen beveiligingsinstellingen te wijzigen, andere gebruikers te beheren of toegang te krijgen tot gevoelige informatie. Ken deze alleen toe wanneer nodig.
Controleer de toegang na het wijzigen van rollen
Wanneer de verantwoordelijkheden van een gebruiker veranderen, controleer dan zowel de nieuwe machtigingen als de machtigingen die niet langer nodig zijn.
Best practice: Houd uw gebruikerslijst en toegangsniveaus up-to-date. Regelmatige controles van machtigingen verminderen onnodige toegang en helpen ervoor te zorgen dat gevoelige informatie alleen beschikbaar is voor de mensen die deze nodig hebben.