Izin pengguna mengatur apa yang dapat dilihat dan dilakukan oleh setiap anggota organisasi Anda di akun Anda. Menetapkan tingkat akses yang tepat membantu melindungi informasi sensitif sekaligus memastikan anggota tim memiliki izin yang mereka butuhkan untuk menyelesaikan pekerjaan mereka.
Anda dapat mengelola akses pengguna dari pengaturan akun Anda dan memperbarui izin kapan pun tanggung jawab anggota tim berubah.
Prasyarat
Sebelum mengelola izin pengguna, pastikan Anda:
- Memiliki akses administrator ke akun
- Mengetahui pengguna mana yang memerlukan akses
- Memahami tingkat akses yang dibutuhkan setiap pengguna
- Memiliki alamat email pengguna jika Anda mengundang anggota baru
Tip: Berikan pengguna hanya izin yang mereka butuhkan untuk peran mereka. Anda dapat menambah atau mengurangi akses nanti jika tanggung jawab mereka berubah.
Mengundang Pengguna Baru
1. Buka Manajemen Pengguna
Masuk ke akun Anda dan klik Workspace di sidebar.
Buka Team Members.
2. Tambahkan pengguna
Klik Invite Team Member.
Masukkan alamat email pengguna dan pilih tingkat akses yang sesuai.
Opsional: Anda dapat menyertakan pesan pribadi untuk pihak yang diundang.
3. Pilih tingkat akses
Pilih peran yang sesuai dengan tanggung jawab pengguna.
Contohnya:
- Admin — Dapat mengelola pengguna, izin, dan pengaturan workspace.
- Member — Dapat membuat dan mengubah konten atau data, tetapi tidak dapat mengelola pengaturan tingkat organisasi.
4. Kirim undangan
Tinjau alamat email dan tingkat akses pengguna, lalu klik Send invitation.
Pengguna akan menerima undangan dan dapat mengikuti instruksi untuk bergabung dengan workspace.
Mengubah Izin Pengguna
Anda dapat memperbarui tingkat akses pengguna saat tanggung jawab mereka berubah.
- Buka Workspace → Team Members.
- Temukan pengguna yang ingin Anda perbarui.
- Klik menu ⋮.
- Klik Make Member / Make Admin.
Hapus Akses Pengguna
Ketika seseorang tidak lagi memerlukan akses ke workspace Anda, segera hapus aksesnya.
- Buka Workspace → Team Members.
- Temukan pengguna tersebut.
- Buka menu ⋮ di sebelah namanya.
- Klik Remove Member.
Tips dan Kesalahan Umum
Terapkan prinsip hak akses minimum
Berikan pengguna tingkat akses minimum yang diperlukan untuk menyelesaikan pekerjaan mereka. Hindari memberikan izin administrator kecuali benar-benar diperlukan.
Tinjau izin secara berkala
Periksa daftar pengguna Anda secara berkala, terutama setelah perubahan tim, promosi, atau perubahan tanggung jawab.
Hapus pengguna yang tidak aktif
Jangan biarkan akses tetap aktif untuk pengguna yang sudah tidak lagi bekerja dengan organisasi Anda atau tidak lagi memerlukan akses.
Berhati-hatilah dengan akses administrator
Izin administrator dapat memungkinkan pengguna mengubah pengaturan keamanan, mengelola pengguna lain, atau mengakses informasi sensitif. Berikan izin ini hanya jika diperlukan.
Periksa akses setelah perubahan peran
Saat tanggung jawab seorang pengguna berubah, tinjau baik izin baru mereka maupun izin yang tidak lagi mereka perlukan.
Praktik Terbaik: Selalu perbarui daftar pengguna dan tingkat akses Anda. Peninjauan izin secara berkala mengurangi akses yang tidak perlu dan membantu memastikan bahwa informasi sensitif hanya tersedia bagi orang-orang yang membutuhkannya.