הרשאות משתמשים קובעות מה כל חבר בארגון שלך יכול לראות ולעשות בחשבון שלך. הקצאת רמת הגישה הנכונה מסייעת להגן על מידע רגיש, ובו זמנית מבטיחה שלחברי הצוות יש את ההרשאות הדרושות להם לביצוע עבודתם.
ניתן לנהל את גישת המשתמשים מהגדרות החשבון שלך ולעדכן הרשאות בכל פעם שאחריותו של חבר צוות משתנה.
דרישות קדם
לפני ניהול הרשאות משתמשים, ודא כי:
- יש לך גישת מנהל לחשבון
- אתה יודע אילו משתמשים זקוקים לגישה
- אתה מבין את רמת הגישה הנדרשת לכל משתמש
- יש לך את כתובת הדוא"ל של המשתמש אם אתה מזמין חבר חדש
טיפ: הענק למשתמשים רק את ההרשאות הדרושות לתפקידם. ניתן להגדיל או להקטין את הגישה מאוחר יותר אם אחריותם משתנה.
הזמנת משתמש חדש
1. פתח את ניהול המשתמשים
היכנס לחשבון שלך ולחץ על סביבת עבודה בסרגל הצדדי.
עבור אל חברי צוות.
2. הוסף משתמש
לחץ על הזמנת חבר צוות.
הזן את כתובת הדוא"ל של המשתמש ובחר את רמת הגישה המתאימה.
אופציונלי: ניתן לכלול הודעה אישית עבור המוזמן.
3. בחר רמת גישה
בחר את התפקיד המתאים לאחריות המשתמש.
לדוגמה:
- מנהל — יכול לנהל משתמשים, הרשאות והגדרות סביבת עבודה.
- חבר — יכול ליצור ולשנות תוכן או נתונים אך אינו יכול לנהל הגדרות ברמת הארגון.
4. שלח את ההזמנה
בדוק את כתובת הדוא"ל ורמת הגישה של המשתמש, ולאחר מכן לחץ על שלח הזמנה.
המשתמש יקבל הזמנה ויוכל לפעול לפי ההוראות כדי להצטרף לסביבת העבודה.
שינוי הרשאות משתמש
ניתן לעדכן את רמת הגישה של משתמש כאשר אחריותו משתנה.
- עבור אל סביבת עבודה → חברי צוות.
- מצא את המשתמש שברצונך לעדכן.
- לחץ על התפריט ⋮.
- לחץ על הפוך לחבר / הפוך למנהל.
הסרת גישת משתמש
כאשר מישהו כבר לא זקוק לגישה לסביבת העבודה שלכם, הסירו את הגישה שלו באופן מיידי.
- פתחו את סביבת עבודה → חברי צוות.
- אתרו את המשתמש.
- פתחו את תפריט ⋮ ליד שמו.
- לחצו על הסר חבר.
טיפים וטעויות נפוצות
פעלו לפי עקרון ההרשאה המינימלית
הענקו למשתמשים את רמת הגישה המינימלית הנדרשת לביצוע עבודתם. הימנעו מהקצאת הרשאות מנהל אלא אם הן הכרחיות.
בדקו הרשאות באופן שוטף
בדקו את רשימת המשתמשים שלכם מעת לעת, במיוחד לאחר שינויים בצוות, קידומים או שינויים בתחומי אחריות.
הסירו משתמשים לא פעילים
אל תשאירו גישה פעילה עבור משתמשים שכבר לא עובדים עם הארגון שלכם או שכבר לא זקוקים לגישה.
היו זהירים עם גישת מנהל
הרשאות מנהל עשויות לאפשר למשתמשים לשנות הגדרות אבטחה, לנהל משתמשים אחרים או לגשת למידע רגיש. הקצו אותן רק כשנדרש.
בדקו את הגישה לאחר שינוי תפקידים
כאשר תחומי האחריות של משתמש משתנים, בדקו הן את ההרשאות החדשות שלו והן את ההרשאות שהוא כבר לא זקוק להן.
שיטת עבודה מומלצת: שמרו על רשימת המשתמשים ורמות הגישה שלכם מעודכנות. בדיקות הרשאות סדירות מצמצמות גישה מיותרת ומסייעות להבטיח שמידע רגיש זמין רק לאנשים שזקוקים לו.