I permessi utente controllano cosa può vedere e fare ogni membro della tua organizzazione nel tuo account. Assegnare il livello di accesso corretto aiuta a proteggere le informazioni sensibili, garantendo al contempo che i membri del team abbiano i permessi necessari per svolgere il proprio lavoro.
Puoi gestire l'accesso degli utenti dalle impostazioni del tuo account e aggiornare i permessi ogni volta che cambiano le responsabilità di un membro del team.
Prerequisiti
Prima di gestire i permessi utente, assicurati di:
- Avere accesso come amministratore all'account
- Sapere quali utenti necessitano di accesso
- Comprendere il livello di accesso richiesto da ciascun utente
- Avere l'indirizzo email dell'utente se stai invitando un nuovo membro
Suggerimento: Assegna agli utenti solo i permessi necessari per il loro ruolo. Puoi aumentare o ridurre l'accesso in seguito, se le loro responsabilità cambiano.
Invitare un nuovo utente
1. Apri la gestione utenti
Accedi al tuo account e clicca su Workspace nella barra laterale.
Vai su Team Members.
2. Aggiungi un utente
Clicca su Invite Team Member.
Inserisci l'indirizzo email dell'utente e seleziona il livello di accesso appropriato.
Facoltativo: Puoi includere un messaggio personale per l'invitato.
3. Seleziona un livello di accesso
Scegli il ruolo che corrisponde alle responsabilità dell'utente.
Ad esempio:
- Admin — Può gestire utenti, permessi e impostazioni del workspace.
- Member — Può creare e modificare contenuti o dati ma non può gestire le impostazioni a livello di organizzazione.
4. Invia l'invito
Verifica l'indirizzo email e il livello di accesso dell'utente, quindi clicca su Send invitation.
L'utente riceverà un invito e potrà seguire le istruzioni per unirsi al workspace.
Modificare i permessi di un utente
Puoi aggiornare il livello di accesso di un utente quando le sue responsabilità cambiano.
- Vai su Workspace → Team Members.
- Trova l'utente che desideri aggiornare.
- Clicca sul menu ⋮.
- Clicca su Make Member / Make Admin.
Rimuovi l'accesso di un utente
Quando qualcuno non ha più bisogno di accedere al tuo workspace, rimuovi il suo accesso tempestivamente.
- Apri Workspace → Team Members.
- Trova l'utente.
- Apri il menu ⋮ accanto al suo nome.
- Fai clic su Remove Member.
Suggerimenti ed errori comuni
Segui il principio del privilegio minimo
Concedi agli utenti il livello minimo di accesso necessario per svolgere il loro lavoro. Evita di assegnare permessi di amministratore a meno che non siano necessari.
Rivedi i permessi regolarmente
Controlla periodicamente il tuo elenco utenti, soprattutto dopo cambiamenti nel team, promozioni o modifiche di responsabilità.
Rimuovi gli utenti inattivi
Non lasciare l'accesso abilitato per utenti che non lavorano più con la tua organizzazione o che non hanno più bisogno di accedere.
Fai attenzione con l'accesso amministratore
I permessi di amministratore possono consentire agli utenti di modificare le impostazioni di sicurezza, gestire altri utenti o accedere a informazioni sensibili. Assegnali solo quando necessario.
Controlla l'accesso dopo un cambio di ruolo
Quando le responsabilità di un utente cambiano, rivedi sia i suoi nuovi permessi sia quelli di cui non ha più bisogno.
Best Practice: Mantieni aggiornati il tuo elenco utenti e i livelli di accesso. Revisioni periodiche dei permessi riducono gli accessi non necessari e aiutano a garantire che le informazioni sensibili siano disponibili solo alle persone che ne hanno bisogno.