Дозволи користувачів визначають, що кожен учасник вашої організації може бачити та робити в обліковому записі. Призначення правильного рівня доступу допомагає захистити конфіденційну інформацію, водночас гарантуючи, що члени команди мають дозволи, необхідні для роботи.
Ви можете керувати доступом користувачів у налаштуваннях облікового запису та оновлювати дозволи щоразу, коли змінюються обов'язки члена команди.
Вимоги
Перед керуванням дозволами користувачів переконайтеся, що ви:
- Маєте доступ адміністратора до облікового запису
- Знаєте, яким користувачам потрібен доступ
- Розумієте рівень доступу, який потрібен кожному користувачу
- Маєте адресу електронної пошти користувача, якщо запрошуєте нового члена
Порада: Надавайте користувачам лише ті дозволи, які потрібні для їхньої ролі. Ви можете розширити або скоротити доступ пізніше, якщо їхні обов'язки зміняться.
Запросити нового користувача
1. Відкрийте керування користувачами
Увійдіть у свій обліковий запис і натисніть Workspace на бічній панелі.
Перейдіть до Team Members.
2. Додайте користувача
Натисніть Invite Team Member.
Введіть адресу електронної пошти користувача та виберіть відповідний рівень доступу.
Необов'язково: Ви можете додати особисте повідомлення для запрошеного.
3. Виберіть рівень доступу
Виберіть роль, яка відповідає обов'язкам користувача.
Наприклад:
- Admin — Може керувати користувачами, дозволами та налаштуваннями робочого простору.
- Member — Може створювати та змінювати вміст або дані, але не може керувати налаштуваннями всієї організації.
4. Надішліть запрошення
Перевірте адресу електронної пошти користувача та рівень доступу, потім натисніть Send invitation.
Користувач отримає запрошення і зможе виконати інструкції, щоб приєднатися до робочого простору.
Змінити дозволи користувача
Ви можете оновити рівень доступу користувача, коли змінюються його обов'язки.
- Перейдіть до Workspace → Team Members.
- Знайдіть користувача, якого хочете оновити.
- Натисніть меню ⋮.
- Натисніть Make Member / Make Admin.
Видалення доступу користувача
Коли комусь більше не потрібен доступ до вашого робочого простору, негайно видаліть його доступ.
- Відкрийте Workspace → Team Members.
- Знайдіть користувача.
- Відкрийте меню ⋮ поруч з його ім'ям.
- Натисніть Remove Member.
Поради та поширені помилки
Дотримуйтеся принципу найменших привілеїв
Надавайте користувачам мінімальний рівень доступу, необхідний для виконання їхньої роботи. Уникайте призначення прав адміністратора, якщо це не є необхідним.
Регулярно переглядайте права доступу
Періодично перевіряйте список користувачів, особливо після змін у команді, підвищень або змін обов'язків.
Видаляйте неактивних користувачів
Не залишайте доступ увімкненим для користувачів, які більше не працюють з вашою організацією або яким більше не потрібен доступ.
Будьте обережні з правами адміністратора
Права адміністратора можуть дозволяти користувачам змінювати налаштування безпеки, керувати іншими користувачами або отримувати доступ до конфіденційної інформації. Призначайте їх лише за необхідності.
Перевіряйте доступ після зміни ролей
Коли обов'язки користувача змінюються, перегляньте як його нові права, так і права, які йому більше не потрібні.
Найкраща практика: Підтримуйте список користувачів і рівні доступу в актуальному стані. Регулярний перегляд прав доступу зменшує кількість непотрібних дозволів і допомагає гарантувати, що конфіденційна інформація доступна лише тим, кому вона потрібна.