Benutzerberechtigungen legen fest, was jedes Mitglied Ihres Unternehmens in Ihrem Konto sehen und tun kann. Die Zuweisung der richtigen Zugriffsebene schützt sensible Informationen und stellt gleichzeitig sicher, dass Teammitglieder über die Berechtigungen verfügen, die sie für ihre Arbeit benötigen.
Sie können den Benutzerzugriff über Ihre Kontoeinstellungen verwalten und die Berechtigungen aktualisieren, sobald sich der Verantwortungsbereich eines Teammitglieds ändert.
Voraussetzungen
Bevor Sie Benutzerberechtigungen verwalten, stellen Sie Folgendes sicher:
- Sie verfügen über Administratorzugriff auf das Konto
- Sie wissen, welche Benutzer Zugriff benötigen
- Sie verstehen, welche Zugriffsebene jeder Benutzer benötigt
- Sie haben die E-Mail-Adresse des Benutzers, wenn Sie ein neues Mitglied einladen
Tipp: Geben Sie Benutzern nur die Berechtigungen, die sie für ihre Rolle benötigen. Sie können den Zugriff später erweitern oder einschränken, wenn sich ihr Verantwortungsbereich ändert.
Einen neuen Benutzer einladen
1. Benutzerverwaltung öffnen
Melden Sie sich bei Ihrem Konto an und klicken Sie in der Seitenleiste auf Workspace.
Gehen Sie zu Team Members.
2. Einen Benutzer hinzufügen
Klicken Sie auf Invite Team Member.
Geben Sie die E-Mail-Adresse des Benutzers ein und wählen Sie die passende Zugriffsebene aus.
Optional: Sie können der eingeladenen Person eine persönliche Nachricht hinzufügen.
3. Eine Zugriffsebene auswählen
Wählen Sie die Rolle, die dem Verantwortungsbereich des Benutzers entspricht.
Zum Beispiel:
- Admin — Kann Benutzer, Berechtigungen und Workspace-Einstellungen verwalten.
- Member — Kann Inhalte oder Daten erstellen und bearbeiten, aber keine unternehmensweiten Einstellungen verwalten.
4. Die Einladung senden
Überprüfen Sie die E-Mail-Adresse und die Zugriffsebene des Benutzers und klicken Sie dann auf Send invitation.
Der Benutzer erhält eine Einladung und kann den Anweisungen folgen, um dem Workspace beizutreten.
Berechtigungen eines Benutzers ändern
Sie können die Zugriffsebene eines Benutzers aktualisieren, wenn sich sein Verantwortungsbereich ändert.
- Gehen Sie zu Workspace → Team Members.
- Suchen Sie den Benutzer, den Sie aktualisieren möchten.
- Klicken Sie auf das Menü ⋮.
- Klicken Sie auf Make Member / Make Admin.
Benutzerzugriff entfernen
Wenn jemand keinen Zugriff auf Ihren Workspace mehr benötigt, entfernen Sie dessen Zugriff umgehend.
- Öffnen Sie Workspace → Team Members.
- Suchen Sie den Benutzer.
- Öffnen Sie das ⋮ Menü neben dem Namen.
- Klicken Sie auf Remove Member.
Tipps und häufige Fehler
Beachten Sie das Prinzip der minimalen Rechtevergabe
Geben Sie Benutzern nur die Zugriffsebene, die für ihre Arbeit unbedingt erforderlich ist. Vermeiden Sie es, Administratorrechte zu vergeben, es sei denn, sie sind notwendig.
Überprüfen Sie Berechtigungen regelmäßig
Überprüfen Sie Ihre Benutzerliste regelmäßig, insbesondere nach Teamänderungen, Beförderungen oder Änderungen im Verantwortungsbereich.
Entfernen Sie inaktive Benutzer
Lassen Sie den Zugriff nicht für Benutzer aktiviert, die nicht mehr mit Ihrer Organisation zusammenarbeiten oder keinen Zugriff mehr benötigen.
Seien Sie vorsichtig mit Administratorzugriff
Administratorrechte können Benutzern erlauben, Sicherheitseinstellungen zu ändern, andere Benutzer zu verwalten oder auf sensible Informationen zuzugreifen. Vergeben Sie diese nur, wenn es notwendig ist.
Überprüfen Sie den Zugriff nach Rollenänderungen
Wenn sich die Verantwortlichkeiten eines Benutzers ändern, überprüfen Sie sowohl die neuen Berechtigungen als auch die Berechtigungen, die er nicht mehr benötigt.
Best Practice: Halten Sie Ihre Benutzerliste und Zugriffsebenen stets aktuell. Regelmäßige Überprüfungen der Berechtigungen reduzieren unnötigen Zugriff und stellen sicher, dass sensible Informationen nur den Personen zur Verfügung stehen, die sie benötigen.