Vous pouvez exporter vos rapports pour les enregistrer, les partager ou continuer à travailler avec les données en dehors de la plateforme.
Selon votre rapport et votre espace de travail, vous pourrez peut-être exporter les rapports dans différents formats, notamment PDF, Excel et CSV.
Le meilleur format dépend de la façon dont vous prévoyez d'utiliser le rapport exporté.
Exporter un rapport
Pour exporter un rapport :
- Ouvrez le rapport que vous souhaitez exporter.
- Cliquez sur Exporter.
- Sélectionnez le format que vous souhaitez utiliser : PDF, PowerPoint, Word, JSON, CSV, Markdown ou HTML.
- Attendez que l'export soit généré.
Choisir le bon format
Utilisez le format PDF lorsque vous avez besoin d'une version de votre rapport prête pour une présentation.
Le PDF est utile pour :
- Partager des rapports avec des clients ou des parties prenantes
- Présenter des informations financières
- Conserver une version fixe d'un rapport
- Imprimer ou archiver des rapports
Le PDF préserve la mise en page et le formatage du rapport, ce qui en fait la meilleure option lorsque la présentation visuelle est importante.
Excel
Utilisez Excel lorsque vous souhaitez continuer à travailler avec les données du rapport.
Excel est utile pour :
- Examiner des valeurs individuelles
- Effectuer des calculs supplémentaires
- Créer votre propre analyse
- Travailler avec des données dans des feuilles de calcul
CSV
Utilisez le format CSV lorsque vous avez besoin des données sous-jacentes dans un format simple et largement pris en charge.
Le CSV est utile pour :
- Importer des données dans un autre système
- Travailler avec de grands ensembles de données
- Traiter des données avec d'autres outils
- Déplacer des données structurées entre applications
Astuce : Utilisez le PDF pour le partage, Excel pour une analyse approfondie, et le CSV lorsque vous devez transférer ou traiter les données sous-jacentes.
Créer une présentation IA
Si vous souhaitez transformer votre rapport en présentation sans avoir à le formater manuellement, cliquez sur le bouton Présentation IA.
ELECTE organisera le contenu du rapport en une présentation et générera un diaporama prêt à l'emploi.
Conseils de mise en forme
Avant d'exporter votre rapport, vérifiez son contenu et sa mise en forme.
Pour obtenir les meilleurs résultats :
- Vérifiez le titre et le résumé du rapport.
- Assurez-vous que toutes les sections requises sont incluses.
- Ajoutez des notes ou des sections personnalisées là où un contexte supplémentaire est nécessaire.
- Vérifiez le rapport avant de l'exporter pour un usage externe.
Si vous exportez un rapport pour des clients ou des parties prenantes, utilisez PDF pour préserver la mise en page prévue.
Partager votre rapport
Vous pouvez partager un rapport avec des collègues ayant accès à votre espace de travail sans l'exporter.
Pour partager un rapport avec un collègue, faites défiler jusqu'à la section concernée et mentionnez-le.
Dépannage
L'export n'est pas généré
Vérifiez que le rapport a fini de se générer, puis essayez de l'exporter à nouveau.
Si le problème persiste, actualisez la page et relancez l'export.
Le fichier exporté semble différent du rapport
Certains éléments de mise en forme peuvent varier selon le format d'export. Pour une version prête à présenter qui préserve la mise en page du rapport, utilisez PDF.
Il manque des données dans le fichier
Vérifiez que les sections et données concernées ont bien été incluses dans le rapport avant de l'exporter. Si nécessaire, personnalisez le rapport et exportez-le à nouveau.
Je ne parviens pas à ouvrir le fichier exporté
Assurez-vous d'utiliser une application prenant en charge le format sélectionné :
- PDF — Lecteur PDF
- Excel — Microsoft Excel ou une autre application tableur compatible
- CSV — Application tableur ou de traitement de données
Si le fichier ne peut toujours pas être ouvert, essayez de générer l'export à nouveau.
Conseils et bonnes pratiques
- Choisissez le format en fonction de votre objectif. Utilisez le PDF pour le partage, Excel pour l'analyse et le CSV pour le transfert de données.
- Vérifiez avant d'exporter. Contrôlez le contenu et la mise en forme du rapport avant de créer le fichier final.
- Utilisez le PDF pour le partage externe. Cela permet de préserver la mise en page prévue du rapport.
- Personnalisez d'abord. Ajoutez des notes, des sections ou tout autre contexte pertinent avant d'exporter.
- Sécurisez les fichiers exportés. Les rapports peuvent contenir des informations financières ou commerciales sensibles.